Das Team startet gemeinsam in ein Projekt
Trotz des höheren Aufwandes sollten sich alle Projekt-Beteiligten bei Projektstart zu einem gemeinsamen „Kick off” vor Ort treffen. So haben alle Mitglieder wenigstens einmal die Möglichkeit, sich persönlich kennen zu lernen. Zudem kann die Führungskraft wichtige Punkte wie Ziele, Budget, Prozesse, Berichtswesen etc. vorstellen, diskutieren und gemeinsam mit dem Team Festlegungen treffen. Damit fühlt sich das gesamte Team bereits beim Startpunkt sicherer bezüglich Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten. Das ist ein gutes Fundament für eine konfliktfreiere Zusammenarbeit. Das „Kick off” ist die vertrauensbildende Maßnahme, deshalb sollte die Teilnahme über Video-Konferenz nur die absolute Ausnahme sein. Vertrauen entsteht trotz aller technischen Möglichkeiten zuallererst durch den persönlichen Kontakt.
Kommunikationsregeln gemeinsam festlegen und leben
Diese sind wichtig, damit jedes Teammitglied die projektspezifischen Normen und Regeln der Kommunikation im virtuellen Raum akzeptiert. Eine Kommunikations- und Meeting-Kultur bedeutet unter anderem:
- jeder Mitarbeiter und dessen Erfolge sind sichtbar;
- jeder Mitarbeiter achtet besonders auf Konflikte und spricht diese an;
- Misserfolge werden konstruktiv kommuniziert, indem Fehler als Lernpotenzial gelten;
- Aufgrund der kulturellen Vielfalt werden verschiedene Sichtweisen akzeptiert und toleriert;
- das Team überwindet gemeinsam Sprachbarrieren, indem es ein angemessenes Sprachniveau wählt;
- die Führungskraft führt so gut wie keine Gespräche auf informeller Ebene mit Mitarbeitern, die in ihrer Nähe arbeiten, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt;
- ein Kommunikationsplan und ein gemeinsamer Projekt-Kalender sollten selbstverständlich sein.
Als Führungskraft sollten Sie darauf achten, dass die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, aber auch zwischen den Teammitgliedern untereinander stets lebendig bleibt. Planen Sie deshalb regelmäßige und häufige Teamsitzungen per Video, auch spontan, aber stets von Ihnen gut vorbereitet mit Ziel und Tagesordnung. Sie möchten Ihren Mitarbeitern nicht die Zeit stehlen. Bei großen Zeitunterschieden legen Sie die Termine so, dass es für alle Mitglieder Ihres virtuellen Teams akzeptabel ist. Am Meeting-Ende sollte stets noch Zeit für einen persönlichen Austausch untereinander sein.
Über technische Kommunikationsmedien virtuelle Nähe erzeugen
- Videokonferenzen und Webinare sollten von hoher Qualität sein, um akustisch störungsfrei abzulaufen und eine gute Bildqualität zu liefern, damit bei allen die Konzentration erhalten bleibt und sich die Teammitglieder auch gegenseitig gut und stressfrei verstehen und wahrnehmen können.
- Chatforen sollten für den schnellen und unkomplizierten fachlichen Austausch jedem zur Verfügung stehen und auch genutzt werden.
- E-Mails kommt insofern eine wichtige Bedeutung zu, weil über den Schreibstil Wertschätzung und damit auch virtuelle Nähe erzeugt werden kann. Der Absender legt Wert darauf,
- stets mit einer korrekten Anrede zu beginnen,
- klare und kurze Informationen zu liefern,
- einen überschaubaren Empfängerkreis einzutragen
- und vor dem Absenden zu überlegen, für wen die Information wichtig sein könnte.
- Über dieses Medium sollten nur Informationen verbreitet, keine Konflikte ausgetragen und keine Aufgaben übertragen werden und es sollte frei von Ironie sein, die falsch verstanden werden kann.
Mitglieder virtueller Teams können trotz räumlicher Entfernung virtuelle Nähe zu ihren Projekt-Kollegen entwickeln, wenn alle rücksichtsvoll und wertschätzend miteinander umgehen und jeder gleichermaßen Zugang zu den bereitgestellten Kommunikationsmedien hat.
Martina Bandoly, Mitglied bei den KarriereExperten.com, Diplom-Soziologin, und Betriebswirtin 20-jährige Berufserfahrung als IT-Projektmanagerin und Führungskraft in einem IT- und Telekommunikationsunternehmen. Jetzt arbeitet sie als Karriere-Beraterin und Coach, unterstützt Menschen in beruflichen Umbruchsituationen.
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