Arbeitsplatz

Unzureichende Planung

Vielleicht kennen Sie das Phänomen ja auch: Sie fahren besonders früh zur Arbeit, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. Auf dem Weg nach Hause fragen Sie sich dann, warum Sie den ganzen Tag nicht dazu gekommen sind, sich um das Projekt zu kümmern. So etwas passiert, wenn Sie keinen wirklichen Tagesplan haben, sondern — wie Mackenzie das nennt — nur „eine Art vage Hoffnung“. Dadurch fehlt Ihnen die Grundlage, auf der Sie sich gegen die Forderungen und Ansprüche anderer behaupten können. Wer seinen Tag nicht selbst plant, wird von anderen „verplant“. Das Handeln anderer bestimmt dann die eigenen Prioritäten. Die Lösung: Planen Sie die Ziele und Prioritäten für jeden Tag, und zwar schriftlich und am besten im Stundentakt. Statt beispielsweise einzutragen „9 bis 12:30 Uhr: Präsentation vorbereiten“ sollten Sie die einzelnen Teilaufgaben aufschlüsseln und die Zeit, die Sie dafür veranschlagen, in den Plan eintragen. Zum Beispiel: „9 bis 9:45 Uhr: Material sammeln“, „9:45 bis 10 Uhr: E-Mails, kurze Pause“, „10 bis 11 Uhr: Material sichten“, „11 bis 11:45 Uhr: Gliederung schreiben“, „11:45 bis 12:30 Uhr: Gliederung an Huber, Zeitpuffer“. Mit einem derart detaillierten Plan haben Sie die Kontrolle über Ihre Zeit. Er bietet Ihnen die psychologische Unterstützung, wenn es darum geht, unerwünschte Unterbrechungen durch Kollegen zurückzuweisen. Falls sich doch einmal eine Unterbrechung nicht vermeiden lässt, zeigt Ihnen der Plan, wo Sie im Anschluss weiterarbeiten. Nur wenn Sie sich einen genauen Plan zusammenstellen, wissen Sie, welche Aufgaben die höchste Priorität haben, und können sich zuerst diesen widmen. So verzetteln Sie sich auch nicht.

Zu viel auf einmal

Gerade Personen, die in ihrem Job erfolgreich sind, neigen dazu, sich zu viel auf einmal aufzuladen. Gründe dafür gibt es viele:

  • Hoher Leistungsdruck von außen sorgt dafür, dass man mehr Aufgaben annimmt, als man sinnvollerweise sollte.
  • Wer Aufgaben und Befugnisse nicht delegieren kann, muss (und will) alles selbst erledigen.
  • Unsicherheit verleitet dazu, sich ständig selbst beweisen zu müssen.
  • Unrealistische Einschätzung des Zeitbedarfs führt dazu, dass man für die verfügbare Zeit zu viel Arbeit einplant.
  • Wer zu anderen nicht Nein sagen kann oder es den anderen recht machen will, wird sich zwangsläufig zu viel auf die Schultern laden.
  • Perfektionismus führt zu unnötigen Wiederholungen und sinnlos hohem Aufwand für Kleinigkeiten.
  • Und nicht zu vergessen: Wer keine Prioritäten gesetzt hat, wird Schwierigkeiten haben, wirklich Wichtiges von weniger Wichtigem zu unterscheiden. Mit dem Ergebnis, dass er glaubt, alles erledigen zu müssen.

Unter dem Phänomen, sich im Vertrauen auf die eigene Leistungsfähigkeit, zu viel zuzumuten, leiden übrigens nicht nur im Beruf Erfolgreiche: Gerade Frauen neigen dazu, gleichzeitig perfekte Hausfrau, Mutter, Kollegin und Partnerin sein zu wollen (Stichwort: „Superfrau-Syndrom“). Wie Sie sich, wenn Sie sich in einer oder mehreren der Beschreibungen wiedererkannt haben, von dem Supermann- bzw. Superfrau-Syndrom befreien, hängt natürlich davon ab, wodurch es bei Ihnen ausgelöst wird. Wer beispielsweise nicht delegieren kann, muss lernen, loszulassen und Aufgaben und Verantwortung — und damit natürlich auch ein Stück Macht — abzugeben. Sonst wird er eines Tages unter einem Berg an Arbeit ersticken. Außerdem wird er seine Arbeit nicht zufriedenstellend erledigen können. Wer sich schwer damit tut, Arbeit abzulehnen, muss lernen, Nein zu sagen. Ihren Vorgesetzten wird es auch lieber sein, dass Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität gut erledigen, als dass Sie viele Dinge schludrig ausführen oder nur teilweise zu Ende bringen. Falls Sie einmal in eine solche Situation geraten, weisen Sie Ihren Vorgesetzten darauf hin, an welchen Aufgaben Sie zur Zeit arbeiten. Bitten Sie ihn, zu bestimmen, welche der Ihnen übertragenen Aufgaben die höchste Priorität haben, und führen Sie zuerst diese aus. Was aber, wenn Ihr Chef verlangt, dass Sie alle Aufgaben ausführen? Dann sagen Sie klar, dass Sie Ihr Bestes geben werden, aber nicht dafür garantieren können, dass Sie alle Projekte in der knappen Zeit bewältigen. Geben Sie ihm nochmals die Möglichkeit, zu entscheiden, was Sie zuerst erledigen sollen. Unabhängig davon, welche Ursache bei Ihnen zum „zu viel auf einmal“ führt, können Sie mit den folgenden Tipps Ihrem Problem zu Leibe rücken:

  • Hören Sie auf, sich einzureden, dass Sie unter Druck am besten arbeiten.
  • Gehen Sie nicht davon aus, dass alles erledigt werden muss. Insbesondere Aufgabe mit niedriger Priorität können Sie ohne schlechtes Gewissen anderen übertragen oder gar liegen lassen.
  • Lernen Sie zu delegieren. Und widerstehen Sie dem Drang, ein Projekt an sich zu ziehen, wenn Sie glauben, dass der Verantwortliche es nicht bewältigt.
  • Versuchen Sie, nicht alles perfekt zu erledigen. Viele Dinge sind die zusätzliche Mühe nicht wert.

Falls Sie neugierig geworden sind und das diesem Artikel zugrunde liegende Buch von Alec Mackenzie lesen wollen: Sie bekommen es im Buchhandel und in Online-Shops. Alec Mackenzie: Die Zeitfalle Sauer Verlag, Heidelberg 1995, 25 Euro ISBN: 3-7938-7136-3


Franz Grieser Franz Grieser ist freiberuflicher Autor, Kommunikationstrainer und Personal Coach (www.grieser-coaching.de). Er lebt und arbeitet in München. Bildquelle:  © Michael DeLeon – iStockphoto.com

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