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Tipp 2: E-Mail „betreffend“ bezeichnen

Vom Betreff hängt es ab, ob und wann Ihre Mail gelesen wird. Es ist also gerade im geschäftlichen Bereich wichtig, eine knappe und eindeutige Formulierung zu finden, die auf den Inhalt der Mail schließen lässt. Auch, weil dies es dem Empfänger erleichtert, eine einmal abgelegte Mail schnell wiederzufinden. Wird in der E-Mail ein Termin oder eine Frist kommuniziert, ist es ratsam, diese auch im Betreff anzugeben. Ein fehlender Betreff in einer Mail kann übrigens vom Empfänger ganz leicht ergänzt werden.

Tipp 3: Hallo & Herzliche Grüße

Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel gehören zum guten Ton und sollten in keiner Mail fehlen. Auch wenn die elektronische Post dazu verleitet, in Eile ein paar Wortfetzen zu versenden, sollten die Umgangsformen nicht darunter leiden. Allerdings dürfen Sie ruhig von den Standard-Grußformeln abweichen. Kennen Sie den Empfänger, können Sie ihn oder sie mit einem persönlichen „Hallo Herr …“ oder „Hallo Frau …“ anreden. Statt des üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ vermitteln Sie auch mit besten, herzlichen, schönen oder vielen Grüßen Ihre Wertschätzung.

Tipp 4: Signatur gehört zum Standard

Eine vollständige Signatur ist Standard jeder geschäftlichen E-Mail. Dazu gehören Daten wie Firmenname, Adresse, Telefon- und Fax-Nummer. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme zum Beispiel bei telefonischen Rückfragen oder die Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Bei Kaufleuten im Sinne des Handelsgesetzbuches ist übrigens eine umfangreichere, gesetzlich vorgeschriebene Signatur Pflicht. Schriftgröße und –farbe müssen so gewählt sein, dass sie auf einem Ausdruck problemlos zu lesen sind. Die Signatur als Dateianhang mitzusenden, ist nicht ratsam, da dieser nicht unbedingt von jedem geöffnet werden kann.

Tipp 5: CC, BCC & Alle Antworten

Die cc-Funktion ist an und für sich sehr nützlich, darf aber nicht überstrapaziert werden. Das Kürzel cc steht übrigens für „carbon copy“, was soviel bedeutet wie „Durchschlag“. In Kopie mitlesen sollten lediglich die Kollegen, für die die Information der E-Mail relevant ist. Die Funktion bcc (blind carbon copy)  benutzt man nur dann, wenn es darum geht, die Mail-Adressen der Empfänger nicht öffentlich zu machen, beispielsweise beim Versand eines Newsletters. Vermeiden Sie die Funktion „Allen antworten“, wenn möglich. Zumindest sollten Sie vorher überdenken, ob beispielsweise Ihre Zusage zu einem Meeting, zu dem alle Mitarbeiter eingeladen wurden, auch bei allen im Posteingang erscheinen muss.

Tipp 6: Bitte lächeln – oder lieber nicht?

Es gibt sie mittlerweile in vielen Variationen. Sogenannte Emoticons können E-Mails auflockern, aber nur wenn Sie nicht inflationär verwendet werden. Sie sind aber nur dann angebracht, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Generell gilt: Bei Freunden und Verwandten ja – im geschäftlichen Kontakt nein.

Tipp 7: Rechtschreibung beachten

Gerade bei einer schnell getippten E-Mail achtet man selten auf Rechtschreibung und Grammatik. Das darf man in dem Fall nicht so eng sehen, meinen Sie? Falsch – auch eine E-Mail voller Fehler vermittelt weder Kompetenz noch Verlässlichkeit. Zumal die automatische Überprüfung auf Fehler auch im Outlook funktioniert. Lesen Sie jede E-Mail vor dem Abschicken noch einmal genau durch. Schreiben Sie weder alles in Groß- noch in Kleinbuchstaben. Mit Großbuchstaben brüllen Sie den Empfänger sinnbildlich an. Alles klein zu schreiben ist zwar bequem, dafür aber schlecht lesbar, wirkt hektisch und zum Teil herablassend. Laut Duden ist „E-Mail“ übrigens die einzig richtige Schreibweise, auch wenn „Email“ und „eMail“ weit verbreitet sind.

Tipp 8: Kurz & Strukturiert

Der unschlagbare Vorteil einer E-Mail ist ja, dass sie – im Idealfall – so schön kurz ist. Je länger die Nachricht ist, umso mehr Zeit müssen Sie dafür investieren und der Empfänger ebenfalls. Zu lange E-Mails verschwinden daher meist ungelesen im Nirwana übervoller Posteingänge. Fassen Sie sich also kurz – zwölf bis 15 Zeilen sollten das Maximum sein. Und geben Sie Ihrer Mail Struktur: Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und erleichtern das Lesen. Eine gut strukturierte E-Mail hat eine Einleitung, einen Hauptteil und eine Schlussformulierung.

Tipp 9: Der Ärger mit dem Anhang

Dateien aller Art lassen sich ohne großen Aufwand per E-Mail austauschen. Das ist praktisch. Aber damit die Freude darüber nicht im Frust endet, sollten Sie ein paar Dinge beachten: Verschicken Sie keine zu großen Anhänge. Die Schmerzgrenze liegt bei ca. 3 MB. Wollen Sie größere Datenmengen versenden, warnen Sie den Empfänger besser vor bzw. holen sich seine Erlaubnis ein. Denn bei manchem Empfänger-Konto ist der Speicherplatz so knapp kalkuliert, dass im schlimmsten Fall die E-Mail gar nicht ankommt. Bilder können Sie übrigens direkt in Outlook über „Anlageoptionen“ komprimieren, bevor Sie sie versenden. Achten Sie darauf, nur geeignete Dateiformate wie PDF und jpg oder zip-komprimierte Dateien zu verschicken.

Tipp 10: Nicht ablenken lassen

Mit unserem letzten Tipp können Sie zwar nicht Ihre E-Mails optimieren, dafür aber Ihre Arbeitsweise. Was glauben Sie: Wie oft schauen Sie nach, ob elektronische Post in der Inbox auf Sie wartet? Jede halbe Stunde oder doch alle fünf Minuten? Diese kurzen Unterbrechungen sind besonders schädlich für den Arbeitsfluss. Eine Studie der Cardiff Universität belegt, dass schon eine fünf sekündige Unterbrechung, zum Beispiel durch eine neue E-Mail, die Konzentration auf die alte Aufgabe erheblich verzögert. Das bremst Ihre Effektivität. Wenn Sie also eine Stunde konzentriert arbeiten wollen, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm während dieser Zeit oder schalten Sie zumindest alle Signaltöne aus.

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