Oft hat man sich so viel vorgenommen, dass man am Ende gar nichts geschafft hat – und trotzdem permanent unter Stress steht. Manches ist wichtig, anderes ist dringlich und gemacht werden muss eigentlich alles. Doch wie entscheidet man sich für die richtige Reihenfolge? Mit den folgenden elf Schritten bekommen Sie Ihre Prioritäten in den Griff:
1. Schreiben Sie Prioritäten auf
Schreiben Sie alle Dinge, die erledigt werden müssen, auf. Nehmen Sie sich wirklich Zeit dafür, und führen Sie alles auf, was ansteht. Am besten schreiben Sie diese Liste auf Papier, dann können Sie darin herumstreichen, so viel Sie wollen. Oder Sie nehmen für jede Aufgabe einen eigenen kleinen Zettel, beispielsweise ein Post-It. Dann sortieren Sie die Einträge nach Wichtigkeit, das Wichtigste zuerst. Wenn jede Aufgabe auf einem separaten Zettel steht, können Sie die Reihenfolge leicht verändern. Falls Sie einen Zeitplaner, einen Organizer oder eine Software wie Outlook verwenden, übertragen Sie die Aufgaben jetzt (und nicht vorher) in Ihr Planungswerkzeug.
2. Setzen Sie sich auf Platz 1
Setzen Sie sich selbst an den Anfang Ihrer Prioritätenliste: Gesundes Essen, viel Bewegung und Zeit zum Nachdenken vernachlässigen Sie sich und diese Punkte in keinem Fall. Ihr Körper und Ihr Geist brauchen genau wie Ihr Auto regelmäßige Pflege und Wartung. Wenn Sie nicht „funktionieren”, wer soll dann Ihre Aufgaben erledigen?
3. Überprüfen Sie die Reihenfolge
An den Anfang Ihrer Prioritätenliste gehören Aufgaben, die wichtig sind und die Sie aus verschiedenen Gründen schon öfter verschoben haben. Typischerweise, weil sie auf irgendeine Weise unangenehm sind. Wenn Sie diese unangenehmen Dinge erledigt haben, dann machen die Aufgaben, die Sie gern anpacken, noch mehr Spass. Denn dann drückt kein schlechtes Gewissen mehr. Wenn eine Aufgabe nicht absolut notwendig ist, Sie sie aber gern erledigen wollen, dann setzen Sie sie ans Ende der Liste. Sie können sie dann erledigen, wenn Sie Zeit dazu haben.
4. Geben Sie fremde Aufgaben ab
Streichen Sie von Ihrer Prioritätenliste alles, was Sie nicht selbst erledigen müssen bzw. können. Aufgaben, die andere für Sie übernehmen können, gehören auf deren Prioritätenliste, ebenso Dinge, die jemand anderes auf Sie abwälzen will. Prüfen Sie, welche Aufgaben Sie delegieren können, und delegieren Sie sie dann auch. Tun Sie nicht die Arbeit anderer! Das kostet Sie Zeit und Nerven, die Sie für Ihre eigenen Aufgaben brauchen.
5. Lassen Sie sich helfen
Können Sie Aufgaben oder Teile davon an andere abgeben? Oft lassen sich Aufgaben in mehrere Teilaufgaben unterteilen, die Sie an andere delegieren können. Tun Sie das, und lassen Sie sich von anderen helfen. Das dient nicht nur zu Ihrer Entlastung, sondern trägt zur Teambildung bei.
6. Setzen Sie Termine fest
Natürlich tragen Sie Aufgaben zunächst in die Aufgabenliste Ihres Zeitplaners oder Organizers ein. Versuchen Sie sie dann aber von der Aufgabenliste in den Kalender zu bringen: Teilen Sie die Aufgaben dazu in kleinere Schritte auf, die Sie mit einem festen Termin in den Kalender eintragen können. Klären Sie, ob einzelne Aufgaben von anderen abhängen und welche zuerst erledigt werden müssen. Prüfen Sie auch, ob Ihre Aufgaben von der Arbeit anderer oder auch von der Zustimmung abhängig sind. Und umgekehrt: Braucht ein anderer die Ergebnisse Ihrer Arbeit vor Ablauf Ihrer Fertigstellungsfrist? Wichtig ist, dass Sie sich genau definierte und realistische Termine setzen: Also nicht „im Herbst”, sondern „bis 31. Oktober”.
7. Wie lange brauchen Sie?
Schätzen Sie für jede Aufgabe ab, wie lange Sie dafür brauchen werden. Versuchen Sie, den Zeitbedarf so realistisch wie möglich einzuschätzen. Es ist sicher nicht falsch, einen Zeitpuffer einzuplanen. Denken Sie aber daran, dass Arbeit dazu neigt, die dafür vorgesehene Zeit auszufüllen. Vielleicht kennen Sie ja auch dieses Phänomen: Sie planen für eine Aufgabe drei Tage ein, und beschäftigen sich dann auch diese drei Tage lang damit, obwohl vielleicht auch zwei Tage gereicht hätten. Versuchen Sie also sehr genau die benötigte Zeit zu berechnen und räumen Sie sich nur einen knappen Puffer ein.
8. Konzentrieren Sie Ihre Energie
Fangen Sie an. Und zwar mit dem wichtigsten Punkt auf Ihrer Liste. Da Sie jetzt wissen, was das Wichtigste ist, können Sie sich mit voller Energie darauf stürzen. Lassen Sie sich von nichts und niemand ablenken. Sie werden sehen, wie produktiv Sie sein können, wenn Sie Ihre Energie auf eine Aufgabe konzentrieren. Sobald Sie die ersten drei Punkte Ihrer Liste erledigt haben, wissen Sie, dass die wirklich wichtigen Dinge bereits geschafft haben.
9. Schalten Sie Störenfriede aus
Sorgen Sie dafür, dass Sie ungestört arbeiten können. Wenn Sie an der Aufgabe sitzen, die gerade die höchste Priorität hat, dann lassen Sie sich weder von Telefonanrufen, Mitarbeitern noch sonst etwas aus dem Arbeitsfluss bringen. Passiert etwas, das dringend zu sein scheint, dann wägen Sie ab, ob Sie Ihre Arbeit unterbrechen und die Erledigung Ihrer Aufgabe verschieben wollen. Oder ob Sie die dringende Aufgabe später erledigen oder sogar jemand anderen damit betrauen können. Wenn Sie den Unterbrechungen nachgeben, die von Außen kommen, werden Sie nie zu wirklich wichtigen Aufgaben kommen. Sorgen Sie dafür, dass solche Ablenkungen gar nicht erst zu Ihnen durchdringen, so dass Sie Zeit haben für die Aufgaben, für die Sie bezahlt werden.
10. Versprechen Sie weniger
Versuchen Sie, wenn Sie eine Aufgabe annehmen, lieber etwas weniger versprechen, dafür aber dann mehr liefern. Besser, Sie sagen, Sie brauchen vier Tage und sind dann schon nach drei Tagen fertig, als umgekehrt.
11. Verzetteln Sie sich nicht
Die schönste Planung hilft nichts, wenn Sie sich nicht daran halten. Insbesondere kleine Ablenkungen, also Dinge, die Sie „mal eben schnell” erledigen, kosten Zeit und bringen Sie von Ihren Zielen ab. Also: Streichen Sie am besten dieses „mal eben schnell” ganz schnell aus Ihrem Sprachgebrauch.
Franz Grieser ist freiberuflicher Autor, Kommunikationstrainer und Personal Coach. Er lebt und arbeitet in München. Bildquelle: © drubig-photo – Fotolia.com
