E-Mail ist ein praktisches Kommunikationsmittel: E-Mails kosten nichts, sind in Sekunden beim Empfänger und können von ihm beantwortet werden, wenn er Zeit dafür hat. Allerdings verstopfen immer mehr E-Mails unsere Postfächer und fordern unsere Aufmerksamkeit.

Wer am Tag 50 E-Mails erhält, ist allein mit dem Lesen über eine Stunde beschäftigt – sofern keine E-Mails in Romanlänge dabei sind. Für das Beantworten bzw. das Ausführen der mit den E-Mails verbundenen Aufgaben ist man mindestens die gleiche Zeit beschäftigt.

Kein Wunder also, dass Büroarbeiter zunehmend über die Belastung durch die steigende E-Mail-Flut klagen und mit ihrer Arbeit nicht mehr hinterherkommen. Mit den folgenden Tipps bekommen Sie Ihren elektronischen Posteingang wieder in den Griff.

Rufen Sie nur einmal pro Stunde E-Mails ab

Viele haben Ihr E-Mail-Programm so eingestellt, dass es alle fünf Minuten oder sogar noch öfter auf dem Mail-Server nach neuen Nachrichten sucht. Dann erscheint natürlich laufend die Benachrichtigung “Sie haben neue E-Mail-Nachrichten” auf dem Bildschirm. Wenn Sie darauf jedes Mal reagieren, werden Sie kaum dazu kommen, Ihre eigentliche Arbeit konzentriert zu erledigen.

Deshalb: Lassen Sie Ihr Mail-Konto nur jede Stunde überprüfen, und nehmen Sie sich dann kurz Zeit, die Mails abzuarbeiten (mehr dazu im nächsten Abschnitt). In manchen Fällen kann auch ein kürzeres Intervall – aber nicht kürzer als 20 Minuten – angebracht sein.

Vertrauen Sie darauf: Wenn etwas ungeheuer wichtig ist und sofort erledigt werden muss, dann wird man dafür keine E-Mail schreiben, sondern Sie anrufen.

Arbeiten Sie die Mails effizient ab

Reservieren Sie sich feste Zeiten für die Bearbeitung Ihrer E-Mails. Gehen Sie dann die neuen Mails durch und tun Sie Folgendes:

Arbeiten Sie die E-Mails sofort ab, für die Sie nicht mehr als zwei Minuten brauchen. Abarbeiten kann bedeuten: Beantworten, archivieren oder etwas tun, was nicht länger als zwei Minuten dauert. Falls Sie die bearbeitete Mail archivieren wollen, tun Sie das im Anschluss – andernfalls löschen Sie sie einfach.

Erledigen Sie außerdem Aufgaben sofort, die so dringend sind, dass sie unmöglich warten können.

Für E-Mails, deren Bearbeitung länger dauert, richten Sie zwei Ordner namens “Beantworten” und “Bearbeiten” ein und verschieben die Nachrichten in diese Ordner. Die E-Mails beantworten bzw. bearbeiten Sie im Anschluss bzw. zu einem späteren Zeitpunkt.

Löschen Sie E-Mails, die unwichtig sind und die Sie nicht aufheben wollen. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst: E-Mails, auf die Sie ohnehin in den nächsten Tagen nicht reagieren werden, können Sie auch gleich löschen.

Wichtig ist, dass Sie nach dem Durcharbeiten des Posteingangs einen leeren Posteingang haben: Dies gibt Ihnen das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Das verlangt allerdings, dass Sie bei jeder E-Mail schnell entscheiden, was Sie damit tun bzw. wie Sie darauf reagieren. Es bringt nichts, wenn Sie einen Teil der E-Mails einfach im Posteingang liegenlassen. Denn dann müssen Sie sie beim nächsten Abarbeiten des Posteingangs erneut “anfassen”.

Fassen Sie sich kurz

Schreiben Sie keine Romane: Viele E-Mails lassen sich mit ein, zwei Sätzen erschöpfend beantworten. So sollte es auch kein Problem sein, die E-Mail in weniger als zwei Minuten abzuarbeiten.

Das heißt aber nicht, dass Sie Ihre Nachricht vor dem Abschicken nicht noch einmal lesen sollten. Und selbstverständlich sollten Sie auch auf korrektes Deutsch und auf korrekte Rechtschreibung achten.

Öffnen Sie am Morgen nicht Ihr Postfach

Wenn Sie am Morgen Ihren PC einschalten, starten Sie das E-Mail-Programm nicht. Nehmen Sie sich stattdessen eine Stunde Zeit, an der Aufgabe zu arbeiten, die für diesen Tag die wichtigste ist. Halten Sie sich in dieser Stunde alle Störungen vom Leib: Schließen Sie die Bürotür – sofern das möglich ist, schalten Sie den Anrufbeantworter ein, und lassen Sie Ihr E-Mail-Programm ausgeschaltet. Am besten überlegen Sie schon am Vortag, welche Aufgabe(n) Sie am nächsten Morgen in der stillen Stunde angehen wollen. Das muss nicht zwingend die wichtigste Aufgabe sein, es kann auch die unangenehmste oder schwierigste sein.

Sie werden staunen, wie viel Sie in einer Stunde konzentrierter Arbeit wirklich schaffen. Und das Gefühl, das Wichtigste (bzw. Schwierigste oder Unangenehmste) für diesen Tag schon erledigt zu haben, wird Ihnen zusätzlichen Schub für die weiteren Aufgaben verleihen. Wenn Sie dagegen die wichtigste oder unangenehmste Aufgabe aufschieben, dann hängt sie den ganzen Tag bis zu ihrer Erledigung wie das Damoklesschwert über Ihnen und belastet Sie.

Was aber, wenn Ihre Vorgesetzten spät am Abend noch jede Menge Arbeitsaufträge per E-Mail an ihre Mitarbeiter verschicken, und erwarten, dass sie sofort am Morgen erledigt werden? Dann sprechen Sie mit ihnen und machen ihnen klar, dass Sie in der einen ungestörten Stunde am Morgen so viel schaffen, wie an zwei bis drei Stunden mit Unterbrechungen. Vereinbaren Sie, dass Ihr Chef oder Ihre Chefin Sie in dringenden Fällen per Telefon oder auch durch ein Post-It oder einen Zettel an Ihrer Bürotür informiert, wenn eine Aufgabe unbedingt sofort am Morgen bearbeitet werden muss. Telefonische Benachrichtigung funktioniert natürlich nur, wenn Sie die Nummer der Anrufer im Display sehen und vor dem Voice-Mail-System ans Telefon gehen.

Und was ist, wenn Sie in einem globalen Unternehmen tätig sind und über Nacht wichtige Mails eingehen, auf deren Beantwortung jemand am anderen Ende des Globus dringend wartet? Wenn sonst in Übersee die Maschinen stillstehen, dann beantworten Sie die Anfragen als erstes am Morgen und legen danach Ihre ungestörte Stunde ein – und vergessen Sie nicht, Ihr Mail-Programm dafür zu beenden.

Keine Angst

Manche reagieren auf die Tipps fast panisch. “Was passiert denn, wenn ich eine Mail von meiner Chefin nicht gleich beantworte? Ich kann die doch nicht liegenlassen!“ So oder so ähnlich lauten die Befürchtungen.

Nun, sehen Sie es doch so: E-Mails sind Teil Ihrer Arbeit, sie sind nicht Ihre Arbeit. Oder wurden Sie als E-Mail-Beantworter eingestellt? E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das Sie zur Erledigung Ihrer eigentlichen Aufgabe benötigen oder zumindest nutzen können. Wichtig ist doch, dass Sie Ihre Aufgabe erledigen, nicht, dass Sie Mails beantworten. Das ständige In-das-Postfach-schauen-und-Mails-beantworten hindert Sie eher daran, Ihre eigentliche Aufgabe im Unternehmen zu erfüllen.

 

Franz Grieser arbeitet als freiberuflicher Autor, Kommunikationstrainer und Personal Coach in München.

 


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