Das erste Mal Chef: So delegieren Sie richtig

Angenommen Sie planen mit Ihrem Vertriebsteam Informationsveranstaltungen für Interessenten und Kunden. Für diese Aufgabe bestimmen Sie im Rahmen eines Meetings einen Ihrer Mitarbeiter als den Verantwortlichen, der alles organisieren soll. Wenn Sie vom Mitarbeiter zur Führungskraft aufgestiegen sind, ist es wichtig zu lernen, Aufgaben abzugeben, zu delegieren. Denn Sie können nicht alles allein tun. Mit Delegation nutzen Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter und können ihnen, im Sinne der Forderung und Förderung, neue, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben stellen, die eine Herausforderung darstellen. Nicht zuletzt beweisen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben. Die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter bleiben interessant, und wenn sie die Aufgaben geschickt verteilen, entsteht zudem Teamgeist.

Delegieren heißt auch loslassen können

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie mit der Delegierung der Aufgabe auch Kompetenzen abgeben müssen. In diesem Beispiel heißt das, dass Ihr Mitarbeiter jetzt mit Hotels, Adressverlagen oder Ähnlichem Verträge aushandeln muss. Im Idealfall bekommt der Mitarbeiter dafür ein eigenes Budget zur Verfügung gestellt, mit dem er die Ausgaben für die Veranstaltung bestreiten muss. Achten Sie aber darauf, dass die Aufgabe nicht wieder an Sie zurückfällt. Wenn der Mitarbeiter Sie fragt: „Welches Hotel soll ich jetzt buchen, das oder das andere?“, weisen Sie ihn bestimmt darauf hin, dass er zu entscheiden hat.

Geben Sie ein Ziel vor

Wichtig beim Delegieren von Aufgaben ist, dass Sie die Aufgabe wie ein Ziel formulieren und dabei die Zielkriterien einhalten. Die Aufgabenstellung könnte folgendermaßen aussehen: „Herr L., Sie organisieren die Hausmesse am 14.09. Ich nenne Ihnen die Produkte, die dabei präsentiert werden. Zwei Kunden halten einen Vortrag über den erfolgreichen Einsatz unserer Software. Die Veranstaltung findet von 10.00 bis 18.00 Uhr statt. Die Einladungen an die Kunden und die Interessenten müssen bis zum 01.08. rausgegangen sein. Wir erreichen damit, dass wir unsere Kunden über die neuesten Entwicklungen informieren und den Kontakt zu ihnen intensivieren. Bei den Interessenten stellen wir auf breiter Basis unsere Kompetenz auf dem Gebiet der … dar. Ziel ist es, 100 Kunden und Interessenten für diese Veranstaltung zu gewinnen.“ Die Zielformulierung müssen Sie nicht unbedingt vorgeben, sie kann auch in einem Meeting mit dem gesamten Team besprochen werden. Bei kleineren Aufgaben können Sie das Zielausmaß direkt mit dem Mitarbeiter besprechen, der die Aufgabe erfüllen soll. Je nachdem, wie gut Sie Ihren Mitarbeiter kennen, sollten Sie sich einen kurzen Entwurf für die Vorgehensweise geben lassen, um zu überprüfen, ob die praktische Umsetzung der Aufgabe effektiv verlaufen wird.   Dieser Text stammt aus: Ralph Frenzel: Das erste Mal Chef, Haufe Verlag 2008, 174 Seiten mit CD-ROM, € 14,95 [D].