Wie erfolgt die Arbeitszeit-Anerkennung und wann besteht Anspruch auf besondere Entgeltung? Was muss bezüglich Spesen beachtet werden oder wie sieht es mit Bonusmeilen aus? Alles Fragen die für viele Dienstreisende wichtig sind, aber häufig nicht eindeutig geklärt. Bei Dienstreisen handelt es sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts um Fahrten eines Arbeitnehmers zu einem Ort außerhalb seiner regulären Arbeitsstätte, an welchem er ein Dienstgeschäft zu erledigen hat bzw. dort eine Arbeitsleistung erbringen soll. Vereinfacht ausgedrückt ist ein Arbeitnehmer immer dann auf Dienstreise, wenn er sich während der Arbeitszeit nicht an seinem eigentlichen Arbeitsort aufhält. Trotz dieser vergleichsweise einfachen Definition, ergeben sich rund um die Dienstreise zahlreiche komplizierte rechtliche Fragen.

Was gilt auf der Dienstreise als Arbeitszeit?

Eine eindeutige allgemeine Festlegung, welche Zeiten während einer Dienstreise als Arbeitszeit gelten, ist nicht möglich. Hier kommt es häufig auf die genauen Umstände des Einzelfalls an. Bei einer Reise mit der Bahn ist eher anzunehmen, dass die Anreise nicht zur Arbeitszeit zählt. Anders sieht es aus, wenn während der Bahnreise auf dem Laptop das anstehende Meeting vorbereitet wird. Umgekehrt verhält es sich so, dass vom Arbeitgeber angeordnete Reisen mit einem selbst gesteuerten Auto regelmäßig zur Arbeitszeit zählen. Wenn aber am Zielort nach der Arbeit private Erledigungen vorgenommen werden und die Rückfahrt sich dadurch in den späten Abend verschiebt, ist bereits die Anrechnung als Arbeitszeit fraglich und es werden unter keinen Umständen Nachtzuschläge fällig. Weiterhin verhält es sich oft so, dass vom Arbeitgeber bestimmte betriebsinterne Regelung für die Abrechnung und Vergütung von Dienstreisen bestehen. Sofern diese nicht den gesetzlichen Vorgaben in rechtlich unzulässiger Weise widersprechen, finden diese auch im Hinblick darauf Anwendung, welche Zeiten auf der Dienstreise als Arbeitszeiten anzuerkennen sind. Für spezielle Fragen zu einzelnen Fällen lohnt sich deshalb immer die Rücksprache mit einem Arbeitsrechtsspezialisten wie bspw. der Kanzlei Martens & Wieneke-Spohler.

Ersatz für Aufwendungen während der Reise

Eine Besonderheit bildet die Dienstreise mit dem eigenen PKW. Hierfür hat der Arbeitnehmer einen Ersatzanspruch gegenüber dem Arbeitgeber bzw. gegenüber dem Finanzamt. Sofern die Regelungen des Arbeitgebers keinen Kostenersatz für die dienstliche Nutzung des privaten Autos vorsehen, kann gegenüber dem Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuer eine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Deren Höhe beträgt zur Zeit (Stand: August 2017) 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Die Nutzung des privaten Autos kann der Arbeitgeber lediglich dulden aber nicht anordnen. Wenn die Nutzung des privaten PKW einem vom Arbeitgeber geäußerten Wunsch entspringt, wird daher regelmäßig eine Erstattung der Kosten durch diesen erfolgen. Bei der Nutzung von anderen Verkehrsmitteln fallen die Kosten so gut wie immer beim Arbeitgeber an. Gleiches gilt im Hinblick auf eventuell entstehende Übernachtungskosten am auswärtigen Arbeitsort. Außerdem entstehen im Rahmen einer Dienstreise regelmäßig höhere Verpflegungskosten, da der Arbeitnehmer unterwegs in der Regel keine Möglichkeit hat, für sich selber eine Mahlzeit zu kochen. Durch Besuche im Restaurant entstehen so Mehrkosten, die im Rahmen des Verpflegungsmehraufwandes abgerechnet werden. Da sich der Arbeitnehmern zu Hause auf eigene Kosten würde ernähren müssen, erhält er lediglich den Mehraufwand erstattet. Auch für diesen gibt es in Unternehmen, bei denen regelmäßig Dienstreisen anfallen, in der Regel eine betriebliche Regelung. Ist diese nicht vorhanden und erfolgt kein finanzieller Ausgleich, hat der Arbeitnehmer aber auch in diesem Fall die Möglichkeit, die erhöhten Lebenshaltungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Sonderfall Bonusmeilen

Zuweilen führen Dienstreisen bis ins Ausland. Dann wird häufig statt Auto oder Bahn das Flugzeug genommen. Fallen solche Reisen regelmäßig an, lohnt sich die Teilnahme an einem Vielfliegerprogramm. Die auf diese Weise gewonnenen Bonus Meilen kann der Arbeitnehmer allerdings nicht privat verwenden, sofern er hierfür keine ausdrückliche Genehmigung des Arbeitgebers erhält. Vielmehr müssen die Bonus Meilen so genutzt werden, dass der finanzielle Vorteil dem Arbeitgeber zugute kommt, da dieser für die Reisen bezahlt hat, die zur Ansammlung der Bonus Meilen geführt haben. Werden die Bonus Meilen dennoch privat genutzt, kann dies sowohl arbeitsrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen haben.

 

Mehr Informationen:

Kanzlei Martens & Wieneke-Spohler

 


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