„Sie müssen Prioritäten setzen“
Das ist manchmal leichter gesagt als getan. Doch es stimmt. Eine wesentliche Grundlage für einen strukturierten Arbeitstag und ein erfolgreiches Selbstmanagement ist das Priorisieren der Aufgaben. Das bedeutet, man bewertet alle anfallenden Aufgaben nach einem einheitlichen Maßstab, um sie anschließend zu sortieren und so in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Doch dafür braucht man zunächst einen Überblick. Und hier kommt der bereits erwähnte Zettel ins Spiel. Das Aufschreiben der anstehenden Aufgaben hilft dabei, die Gedanken zu ordnen und innerlich zur Ruhe zu kommen. Das lauernde Gefühl, irgendetwas Wichtiges vergessen zu haben, ist danach verschwunden. Stattdessen hat man nun eine – womöglich sehr lange – To-Do-Liste. Was soll nun zuerst erledigt werden? Es gilt einen sinnvollen Maßstab zu finden, nach dem alle Aufgaben bewertet werden. Angenommen die To-Do-Liste sähe folgendermaßen aus:
- Präsentation für Meeting mit wichtigem Kunden fertigstellen
- Zwischenbericht für Projekt XY schreiben und nächste Ziele festlegen
- Bewerbungen für Praktikumsplatz sichten
- Reisekostenabrechnung machen
- Kontakte in neue Datenbank übertragen
- Aktive Kundenbetreuung (telefonisch)
- Zielvereinbarungsgespräch mit dem Chef vorbereiten
- Recherche zu neuen Konkurrenzprodukten
- Artikel für Mitarbeiterzeitung verfassen
Bewährtes Instrument: Die Eisenhower-Matrix
Jetzt eine Beliebtheitsskala zu basteln, ist wenig zielführend. Natürlich wäre es nett, ein paar Stunden im Internet zu surfen, um zu schauen, was die Konkurrenz so macht oder einen lustigen Artikel zum letzten Team-Ausflug zu schreiben, doch auf der Liste gibt es Wichtigeres. Womit wir bei einem essentiellen Bewertungsfaktor wären: Wichtigkeit. Wichtige Aufgaben erfordern es, dass Sie selbst zur Tat schreiten; unwichtige können delegiert werden. Der zweite wesentliche Faktor ist die Dringlichkeit. Dringende Aufgaben müssen kurzfristig oder zu einem bestimmten Zeitpunkt in unmittelbarer Zukunft erledigt sein. Wenn wir nun alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten und ordnen, erhalten wir die sogenannte Eisenhower-Matrix, ein bewährtes Instrument zur Priorisierung von Aufgaben, die dann in folgende Cluster eingeteilt sind A: Wichtig und dringend B: wichtig aber nicht dringend C: dringend aber nicht wichtig D: nicht wichtig und nicht dringend
Aus neun mach drei
Damit sieht die lange To-Do-Liste für den heutigen Tag schon viel luftiger aus. Das Kundenmeeting sowie die Projektbesprechung finden heute statt. Das heißt Präsentation und Zwischenbericht stehen ganz oben auf Ihrer Agenda. Auch für die aktiven Kundengespräche sollten Sie sich Zeit einplanen. Es hilft übrigens, sich feste Telefonzeiten im Kalender zu vermerken, sonst gerät ein Anruf bei einem wichtigen Kunden im Eifer des Arbeitsgefechts schnell in Vergessenheit. Das Zielvereinbarungsgespräch mit ihrem Vorgesetzten ist erst in vier Tagen angesetzt – es ist also wichtig, aber noch nicht dringend. Das gleiche gilt für die Reisekostenabrechnung. Merken Sie sich beide Aufgaben in ihrem Kalender vor. Der Stapel an eingegangenen Bewerbungen für einen Praktikumsplatz kann von einem kompetenten Mitarbeiter gesichtet und vorsortiert werden. Delegieren Sie diese Aufgabe genauso wie den Artikel für die Mitarbeiterzeitung. Diese Dinge sind dringend, müssen aber nicht von Ihnen erledigt werden. Das Einpflegen der Kontakte in die neue Datenbank und die Internetrecherche sind im Moment weder wichtig noch dringend. Eventuell kann sich später der neue Praktikant darum kümmern. Von den ursprünglich neun Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste sind für heute nur drei übrig geblieben. Zu Beginn erfordert die Priorisierung noch etwas zeitlichen Aufwand und Konzentration. Sie werden aber sehen, schon nach ein paar Tagen konsequenten Prioritäten-Setzens geht es fast von selbst.
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