Planung oder Chaos - Welches Zeitmanagement passt zu Ihnen?

Der Klassiker: Das Eisenhower-Prinzip

Ein Zitat von Stephen Bayne bringt es auf den Punkt: „Ich bin wie ein Moskito im Nudistencamp. Ich weiß, was zu tun ist, aber ich weiß nicht wo ich anfangen soll.“ Für all diejenigen, die hilflos vor ihrem täglichen Aufgabenberg stehen, gibt es in der Literatur zahlreiche Ansätze, die zu einer strukturierten und zeitsparenden Arbeitsweise verhelfen. Einer der bekanntesten ist das „Eisenhower-Prinzip“, praktiziert und gelehrt durch den US-Präsidenten und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower. Danach erstellen Sie eine Liste aller To Do’s und verteilen Sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten. Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und dringend sind, stehen ganz oben auf Ihrer täglichen To-Do-Liste (A-Aufgaben). Die wichtigen Aufgaben, die nicht dringend sind, übertragen Sie in ihre Zeitplanung und sorgen dafür, dass sie rechtzeitig angepackt werden und nicht erst dringend werden (B-Aufgaben). Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber dringend, dann werden sie nach Möglichkeit an andere delegiert (C-Aufgaben). Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht dringend sind, werfen Sie in den Papierkorb.

Mit Disziplin zu mehr freier Zeit

Neben dem Eisenhower-Prinzip gibt es noch eine Reihe anderer Techniken, um sich selbst effektiv zu organisieren, seine Aufgaben zu planen, zu gewichten und bessere Entscheidungen zu treffen. Die klugen Köpfe, die hinter diesen Theorien stecken, haben sie mit zum Teil recht abenteuerlichen Namen versehen: Ob ALPEN-Methode (Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, Pufferzeit einplanen, Entscheidungen priorisieren, Nachkontrollieren), GTD-Prinzip (Getting Things Done) oder PIDEWaWa-Methode (Positive Ziele, im Ist-Zustand und Detailliert formuliert, Erreichbar, Wann, Warum) – sie alle funktionieren nur dann, wenn Sie sich diszipliniert daran halten und Ihre Arbeitsweise konsequent umstellen. Wem jetzt angesichts dieses strengen Planungsaufwands der kalte Schweiß ausbricht, muss nicht verzweifeln. Während die Einen durch die systematische Vorgehensweisen à la Eisenhower und Co. tatsächlich effektiver arbeiten und mehr freie Zeit nutzen können, gibt es Menschen, bei denen das klassische Zeitmanagement bereits am guten Vorsatz scheitert. Das Arbeiten nach Plan widerspricht einfach ihrer Natur. Es gibt aber auch für die Liebhaber des gepflegten Chaos’ eine einfache Methode, um nicht mit wehenden Fahnen in Stress und Hektik unterzugehen.

Zeitmanagement für Chaoten: Bloß nichts planen!

Hermann Rühle, Dipl.-Psychologe und Trainer für Zeitmanagement, rät „Chaoten“ in seinem „Drehbuch für chaotisches Zeitmanagement“ auf Planung bewusst zu verzichten. Der Grund: Es kommt immer anders, als man denkt. Bevor Sie Wochen im Voraus eine bedeutende Präsentation planen und vorbereiten, warten Sie lieber, ob diese auch tatsächlich stattfindet, sonst haben Sie sich die Arbeit umsonst gemacht. Wichtige Aufgaben sollten nicht durch zu frühen Aktionismus künstlich dringend gemacht werden. Das kostet Zeit und Nerven. Nach Rühle ist immer nur das wichtig, was auch tatsächlich dringend ist. Wer diesen Leitsatz akzeptiert, lernt zu improvisieren, trainiert seine Überraschungskompetenz und spart die Zeit, die andere für Planung, Ablage, Sortieren verwenden. Anders als die „Geplanten“ widmen sich „Chaoten“ hauptsächlich den zeitkritischen Krisenfällen aus dem Quadranten „wichtig und dringend“ und dem Tagewerk im Quadranten „dringend, aber unwichtig“. Bei diesen Aufgaben erleben sie ihre wahre Leistungsexplosion. Die wichtigen Aufgaben, die erst in einigen Tagen oder Wochen anstehen, werden vernachlässigt bis sie tatsächlich dringend sind. Anders als Eisenhower rät Rühle dazu, auch die unwichtigen und nicht dringenden Dinge zu pflegen. Hier können Sie sich kleine Fluchten gönnen, zum Beispiel im Internet surfen, ein Schwätzchen mit den Kollegen halten oder den Lieblingskunden ohne wirklichen Grund besuchen. Diese Tätigkeiten mögen weder wichtig noch dringend sein, aber sie schützen Sie vor dem Burnout und wirken regenerierend und inspirierend.

Wollen Sie wirklich mehr freie Zeit?

Doch egal, welche Methode für Sie die richtige ist, Sie sollten sich im Vorfeld die Frage stellen, was Sie mit der gewonnenen freien Zeit anfangen wollen. Vielleicht brauchen Sie Stress und Hektik, weil es Ihnen das Gefühl gibt, wichtig und bedeutend zu sein. Und wie können Sie sicherstellen, dass Chef und Kollegen Ihnen die neu gewonnene Zeit nicht durch zusätzliche Projekte wieder wegnehmen? Mehr Zeit zu haben, macht nicht automatisch zufriedener, Sie müssen sie auch sinnvoll für sich zu nutzen wissen.

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