zeitmanagement

To-Do-Listen helfen zu entspannen

Doch nichts auf dieser Welt ist so unbestechlich und so gerecht verteilt wie die Zeit. Weswegen der Begriff Zeitmanagement, für den Google flott über 2 Millionen Treffer liefert, im Grunde nicht zutreffend ist. „Selbstmanagement“ ist da schon passender, aber deutlich unbequemer. Weil es impliziert, was jeder gestresster Manager und Arbeitnehmer eigentlich weiß, aber nicht gern hört: Ich muss nicht die Zeit besser organisieren, sondern mich selbst. Und schon wieder ein To Do! Bei vielen ist der Zeitdruck mittlerweile so groß, dass sie sogar für das Zeit- oder Selbstmanagement keine Zeit haben. Die Vorstellung täglich eine To-Do-Liste zu schreiben, die Aufgaben zu priorisieren und den Arbeitstag in groben Zügen zu strukturieren, schreckt ab, weil allein das schon Zeit kostet. „Dabei hilft das Aufschreiben von Aufgaben, die Gedanken zu ordnen und sich zu entspannen“, sagt der Coach, Trainer und Karrierebuch-Autor Christian Schroff gegenüber ZEIT online. Sieben Minuten zu Beginn eines Arbeitstages reichten für die Tagesplanung aus. Mit diesem geringen Aufwand lasse sich tagsüber eine Stunde Zeit sparen, so Schroff.

Schlechte Organisation durch schlechte Kommunikation

Doch nicht nur sich selbst helfen Sie damit. Stress und Hektik kann sich ausbreiten wie eine ansteckende Krankheit. Häufigste Übertragungsursache im Unternehmen: Schlechte Kommunikation. Wenn Sie Ihren Kollegen erst um 15:30 mitteilen, dass Sie ab 16 Uhr nicht mehr im Haus sind, ist Hektik vorprogrammiert. Ebenso, wenn Vorgesetzte ihre Mitarbeiter nur ungenügend über Planungen und Entscheidungen auf dem Laufen halten. Dann investieren diese womöglich wertvolle Zeit in Projekte, die letztendlich im Papierkorb landen. Auch sollten Führungskräfte immer wissen, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten und ihre Arbeitsweise kennen. So vermeiden sie, dringende Aufgaben an diejenigen Kollegen zu delegieren, die ohnehin schon bis Oberkante Unterlippe in Arbeit versinken.

Speed-Reading: Ein Buch in einer Stunde

Mit einer To-Do-Liste – ob auf Papier oder in einem der vielen elektronischen Helfer – ist schon einmal der Grundstein für ein effizienteres Arbeiten gelegt. Darüber hinaus können Sie sich zeitsparende Arbeitsmethoden aneignen, wie das 10-Finger-Tippen oder die Schnelllesetechnik, auch Speed-Reading genannt. Gerade für Menschen, die in Ihrem Beruf viele und umfangreiche Dokumente lesen müssen, ist diese Fähigkeit sinnvoll. Das Erfreuliche: Jeder kann sie erlernen und trainieren. Es gibt sogar Weltmeisterschaften im Speed-Reading. Der Rekord liegt bei 3850 Worten pro Minute – bei vollem Textverständnis! Normalleser liegen bei ca. 100 bis maximal 400 Wörtern – je nach Lesekompetenz und Textschwierigkeit. Was Speed Reader so schnell macht, ist die Fähigkeit, Satzzeilen nur kurz und in einem bestimmten Rhythmus mit den Augen zu fixieren. Während unsere Augen eine Zeile fünf bis sechsmal fixieren, braucht man mit der Schnelllesetechnik weit weniger Fixpunkte, um trotzdem den Inhalt zu erfassen. Schon wieder Zeit gespart.

Wichtig und nicht dringend oder dringend und nicht wichtig

Wer stattdessen an seiner Selbstorganisation arbeiten möchte, findet dazu in der Literatur und im Internet etliche Zeitmanagement-Methoden erklärt. Eine der gängigsten und praktikabelsten ist die Eisenhower Matrix. Statt einer fortlaufenden Liste von Aufgaben ordnet man diese gleich einer von vier Gruppen zu je nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Demnach besitzen Aufgaben, die dringend und wichtig sind, oberste Priorität und sollten sofort erledigt werden. Die dringenden aber für Sie nicht unbedingt wichtigen Aufgaben, delegieren Sie an andere. Für die wichtigen aber im Moment noch nicht dringenden Aufgaben setzen Sie einen genauen Zeitpunkt der Erledigung fest – möglichst noch bevor diese Aufgaben von allein in Kategorie „dringend und wichtig“ rutschen. Was weder dringend noch wichtig ist, kann von der Liste gestrichen werden. Diese Methode erfordert jedoch Disziplin und einiges an Übung, bevor Sie Ihre Aufgaben ohne große Überlegungen richtig zuordnen können.

Eine App für’s Selbstmanagement

Aber auch spielerisch lässt sich einiges über Selbstmanagement lernen. Zum Beispiel mit einer App für iPhone und iPad aus dem Haufe Verlag in Zusammenarbeit mit sueddeutsche.de. Mit dem Kompakt Coach „Selbstmanagement“ bekommen Sie zum Beispiel hilfreiche Anregungen, um Alltagshürden zu meistern. Sie lernen verschiedene Techniken kennen, um effizienter arbeiten und Rückschlüsse auf die eigene Arbeitsweise ziehen zu können. Anhand eines interaktiven Parcours, eines kleinen Tests und einer Wissens-Rubrik zu diesem Thema, bringt die App Ihnen schon nach kurzer Zeit sinnvolle Maßnahmen zum Selbstmanagement bei.


(Quellen: www. zeit.de, www.karriere.de, www.haufe.de, www.wikipedia.de) Bildquelle: © photophonie – Fotolia.com

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