Wenn viele hineingehen und nur wenig dabei herauskommt, ist das meist ein Meeting. Fast täglich erinnert der Kalender an diese unbeliebten, zeitraubenden Arbeitsbesprechungen, die im Idealfall Motivation, Orientierung, Sinn und Ziele vermitteln sollen. Die Realität hingegen sieht anders aus: Für die meisten Mitarbeiter sind Meetings in erster Linie reine Zeitverschwendung und damit ein Demotivationsfaktor. Man erfährt Dinge, die man ohnehin schon weiß; nickt Probleme ab, statt Lösungen zu finden und sieht dem Chef beim Chefsein zu. Im Schnitt siebenmal pro Woche für zirka zwei Stunden und 45 Minuten, so eine Studie des Institut LM Research & Marketing Consultancy. Zeit ist bekanntlich Geld und deshalb kosten sinnlose Meetings Unternehmen jährlich beachtliche Summen. Trotzdem „meetet man munter weiter.
Kommt, wir machen mal ein Meeting!
Regelmäßige Arbeitsbesprechungen sind nicht grundsätzlich unnütz, vorausgesetzt sie sind richtig vorbereitet und effizient gestaltet. Doch hier liegt oft der Hase im Pfeffer. Mangelnde oder fehlende Vorbereitung eines Meetings ist die häufigste Ursache für das unproduktive Stelldichein. Es gibt keine Agenda, keinen vernünftigen Zeitplan, die Teilnehmer sind wahllos eingeladen, kommen unvorbereitet und häufig zu spät. Oft ist es auch gar nicht nötig, ein Meeting anzusetzen. Wer die Kollegen lediglich über etwas informieren will, kann eine E-Mail schreiben oder ein Briefing-Dokument verschicken. Auch ein Klassiker: Statt ein Problem selbst zu lösen, wird lieber die halbe Belegschaft zusammengetrommelt und die Arbeit damit elegant ins Meeting „delegiert“. Oder man trifft sich wöchentlich zur gleichen Zeit, weil man das eben so macht. „Teammeeting“ heißt das dann und dabei stellen alle fest, dass es eigentlich nichts zu diskutieren oder entscheiden gibt.Kein erfolgreiches Meeting ohne Moderator
Doch genau das sind die Kernstücke eines gelungenen Meetings: Diskussion, Austausch und Entscheidungsfindung. Damit jede rege Diskussion am Ende zielführend bleibt, muss ein Meeting in geordneten Bahnen verlaufen. Das ist die Aufgabe des Moderators. Mit seinen Fähigkeiten steht und fällt der Erfolg eines Meetings. Es ist seine Aufgabe, eine produktive Atmosphäre zu schaffen, das Zeitbudget effektiv zu nutzen und gute Lösungswege zu finden. Bei Meinungsverschiedenheiten bleibt der Moderator neutral und ergreift nicht Partei. In einem Moderationsplan hat er im Vorfeld Inhalte strukturiert und Zwischenziele definiert, die dann im Meeting Schritt für Schritt abgearbeitet werden. So kann er einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. Ein guter Moderator kalkuliert zudem für jeden Abschnitt des Meetings ein realistisches Zeitbudget (inklusive Puffer), um am Ende nicht Gefahr zu laufen, die geplante Dauer der Besprechung zu überziehen.Jede Situation angemessen moderieren
Da ein Meeting aus unterschiedlichen Bereichen besteht, werden dem Moderator auch verschiedene Kommunikationstalente abverlangt. Sieht ein Tagesordnungspunkt des Meetings zum Beispiel lediglich die Information zu einem bestimmten Thema vor, darf der Moderator nur Verständnisfragen zulassen, weil sonst jeder sein Anglerlatein zum Thema beisteuert. Geht es darum, eine Diskussion zu führen, geht der Moderator auf Meinungsäußerungen der Teilnehmer ein, ermutigt bei Zurückhaltung und bremst bei Laberei – immer mit einem Blick auf die Uhr. Gerät die Diskussion ins Stocken, kann er durch geschicktes Nachfragen Blockaden auflösen. Überhitzte Gemüter kühlt er ab, indem er Sachverhalte unparteiisch zusammenfasst und Vorwürfe relativiert. Muss ein Konsens oder eine Entscheidung gefunden werden, ist es Aufgabe des Moderators alle relevanten Punkte kurz und präzise zusammenzufassen und einen Überblick über aller Alternativen zu geben.Im Überblick – Das muss ein guter Moderator können:
- das Meeting gut vorbereiten inklusive Themenrecherche; Tagesordnung und Dauer der Besprechung festlegen, Protokollanten bestimmen
- das Ziel der Besprechung klar kommunizieren und während des Meetings Struktur und Übersicht schaffen
- den roten Faden des Themas verfolgen und die Teilnehmer immer wieder daran hindern abzuschweifen
- die Zeit im Auge haben, pünktlich anfangen, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer da sind, und pünktlich das Meeting beenden
- wert- und urteilsfrei zuhören, sympathische Zurückhaltung zeigen
- die Ergebnisse auf den Punkt bringen und zusammenfassen
- für ein angenehmes Gesprächsklima sorgen
- bei Störungen eingreifen
- Konflikte ansprechen
- alle Teilnehmer – Vielredner und Schweiger – angemessen einbeziehen
- Regeln für das Meeting erstellen, kommunizieren und auf deren Einhaltung achten (z. B. es redet immer nur einer, jeder vertritt seine eigene Meinung,…)
