Deadlines und Zeitdruck bedeuten für die meisten Arbeitnehmer eines: Stress. Dabei erzeugt das Fehlen von Fristen oft noch mehr Stress. Gerade in Langzeitprojekten ist es mit der Motivation schnell vorbei, wenn wir keinen zeitlichen Druck verspüren. Dann geht nichts wirklich voran und das ist auf Dauer äußerst unbefriedigend. Wie Sie sich bei Aufgaben ohne konkreten Zeitplan selbst motivieren und zügig zu einem guten Ergebnis kommen, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Zeitdruck als größter Stressfaktor?
Gehören Sie auch zu den energiegeladenen, entscheidungsfreudigen Mitmenschen, die volle To-Do-Listen als sportliche Herausforderung schätzen, sich motiviert und fokussiert durch den Tag arbeiten, um am Abend, vom erfolgreichen Schaffen erfüllt, entspannte Stunden mit der Familie oder Freunden zu genießen? Nicht? Keine Sorge, Sie sind in guter Gesellschaft. Vom Job gestresst, statt vom Job erfüllt: 63 Prozent der Deutschen empfinden ihr Stresslevel im Arbeitsalltag als hoch oder eher hoch. Das geht aus einer aktuellen repräsentativen Studie hervor, die das Finanzberatungsunternehmen Swiss Life mit dem Meinungsforschungsinstitut YouGov durchgeführt hat. Der häufigste Stressfaktor: Zeitdruck (46 Prozent).
Vom „Gesetz der erzwungenen Effizienz“
Dabei ist Zeitdruck per se nichts Negatives. Der Psychologe und Zeitmanagementexperte Dr. Martin Krengel erläutert, warum wir Dinge unter Zeitdruck meist effizienter erledigen. „Wir reden und hadern nicht lang, treffen schnelle Entscheidungen, arbeiten zielorientierter und konzentrieren uns auf die wichtigsten Aufgaben.“ Als Analogie verweist der Experte auf das Reisegepäck. Der Kofferraum im Auto sei meist proppenvoll, auch wenn man nur für eine Nacht verreist. Hingegen sei man problemlos in der Lage, das Gepäck für eine 14tägige Flugreise stark zu beschränken, ohne dabei etwas zu vermissen. „Beschränkungen zwingen uns, mit mehr Bedacht die Dinge auszuwählen. Das ist auch eine Erklärung, warum wir trotz größten Zeitdrucks am Ende doch noch fertig werden: Wer spät dran ist, konzentriert sich plötzlich aufs Wesentliche.“ Das sei das „Gesetz der erzwungenen Effizienz“.
Bei Langzeitprojekten sorgen Deadlines für die nötige Motivation
Zeitdruck und Deadlines haben das schlechte Image, das ihnen anhaftet, nicht immer verdient. Vor allem bei Langzeitprojekten, die keinerlei Zeitplan unterliegen, können Deadlines das nötige Maß an Motivation bringen, ohne die das Projekt meist fortschrittslos vor sich hin dümpelt oder am Ende gar im Sand verläuft. Das ist auf Dauer mindestens ebenso belastend wie übervolle To-Do-Listen. Denn das Projekt sitzt uns trotzdem im Nacken und winkt in regelmäßigen Abständen unserem schlechten Gewissen zu. Aber selbst wenn wir wissen, dass es wichtig wäre, diese Sache endlich zu erledigen und sie uns eigentlich Spaß machen würde: Wir schieben sie zugunsten dringender Aufgaben immer wieder auf. Wir kennen es: Wer am lautesten schreit, wird zuerst bedient und Dinge mit dringender Deadline eben zuerst erledigt. Dieser Mechanismus lässt sich aber wunderbar nutzen – für langfristige Projekte, die Gefahr laufen, im Arbeitsalltag unterzugehen. Der Schweizer Zeitmanagement-Experte Ivan Blatter gibt auf karriere.de weitere Lösungsvorschläge, mit denen es Ihnen gelingt, Langzeit-Aufgaben endlich abzuhaken.
1.In Etappen arbeiten. Setzen Sie sich Zwischenziele!
„Zwischenziele“ ist das Zauberwort bei Langzeitprojekten. Denn wenn das eigentliche Ziel irgendwo in weiter Ferne kaum erkennbar ist, ist der Weg dorthin schlecht plan- oder steuerbar. Gliedern Sie das Projekt deshalb in überschaubare Etappen, notieren Sie sich Meilensteine als Zwischenziele und versehen Sie diese mit einer Deadline. Was wollen Sie bis wann erreicht haben?
2. Realistisch bleiben. Machen Sie aus Deadlines keine Motivationskiller!
Bedenken Sie beim Festlegen Ihrer Deadlines, ob Kollegen im Urlaub sind oder welche Planungsmeetings und Außentermine anstehen, die Sie bei der Einhaltung des Zeitplans behindern könnten. Es ist auch wichtig zu erkennen, ob Sie allein für das Einhalten einer Deadline verantwortlich sind oder ob dazu notwendige Entscheidungen von anderen Personen getroffen werden müssen. Generell sollten Sie sich nur Fristen setzen, die selbst unter Kontrolle haben. Diese können durchaus sportlich, sollten aber nie zu eng gesteckt sein. Wer merkt, dass die Deadlines unrealistisch sind, verliert unterwegs schnell die Motivation.
3. Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht. Notieren Sie Meilensteine und Fristen!
Blatters Credo lautet: „Was nicht aufgeschrieben ist, existiert nicht.“ Ein motivierendes Zeitmanagement bei Langzeitprojekten funktioniert seiner Meinung nach nur, wenn man sich die Zwischenziele mit den dazugehörigen Deadlines notiert. „Im Idealfall sehe ich meine Fristen täglich oder mindestens im Wochenrückblick. So bleiben Sie besser haften und ich kann sofort reagieren, falls etwas nicht klappt wie geplant.“
4. Das motivierende Quäntchen Druck. Erzählen Sie anderen von Ihrem Projekt!
„Zu viel Druck verringert unsere Leistungsfähigkeit, ein wenig Druck erhöht sie jedoch“, so Blatter. Aufgaben ohne Deadline hingegen fehlt das motivierende Quäntchen Druck, dass die Arbeit vorantreibt. Eine Möglichkeit gegenzusteuern, ist etwa Mitarbeiter und Kollegen in das Projekt einzubinden und ihnen regelmäßige Wasserstände zu dem Projekt zu versprechen. Das macht die Aufgaben ohne Verpflichtungen deutlich verbindlicher.
5. Es muss laufen wie geschmiert. Gewöhnen sich Routinen an!
Gerade bei Langzeitaufgaben helfen Routinen, weil sie automatisch ablaufen und nicht mehr hinterfragt werden. Wir machen einfach. „Das lässt sich nutzen – besonders für Aufgaben ohne Deadline“, sagt Zeitmanagement-Trainer Blatter. So können Sie beispielsweise immer den Freitagnachmittag für den Statusbericht des Projekts blocken oder jeden Montagvormittag die anstehenden ToDos festlegen und delegieren.
6. Bremsklötze lösen. Hinterfragen Sie Ihre Motivation!
„Dinge, die uns wichtig sind, erledigen wir früher, schneller und häufig auch lieber“, weiß Blatter. Es kann also sein, dass diese Aufgabe schon so lange ohne Deadline auf Ihrer To-Do-Liste steht, weil Ihnen die positive Einstellung dazu fehlt. Vielleicht finden Sie das Projekt, das Ihnen Ihr Chef für „irgendwann einmal zwischendurch“ aufgetragen hat, nicht sonderlich spannend. Oder Sie scheuen Teilaufgaben, weil Ihnen dafür vermeintlich die Expertise fehlt. Sprechen Sie mit Ihrem Chef. Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie am Projekt gern und selbständig übernehmen und bei welchen Parts vielleicht ein Kollege unterstützen und zusätzliche Zugkraft entwickeln kann.
Quellen:
https://www.karriere.de/meine-skills/langzeitprojekte-vier-wege-um-sich-ohne-deadline-selbst-zu-motivieren/25049340.html
https://www.studienstrategie.de/motivation/was-ist-motivation/
https://ivanblatter.com/deadlines/#more-9620
https://www.swisslife.de/ueber-swiss-life/presse/pressemitteilungen/newsfeed/2019/07-24.html
Bildquelle: © dotshock
