1. Gute Vorbereitung
Vor wichtigen Gesprächen sollten Sie sich die Zeit nehmen und darüber nachdenken, welche Erwartungen Sie an die Unterhaltung stellen. Wollen Sie ein konkretes Ziel erreichen oder wollen Sie bestimmte Informationen in Erfahrung bringen? Mit einem Gesprächsziel im Kopf, sind Sie auch in der Lage die Kommunikation in die gewünschte Richtung zu steuern. Zudem sollten Sie sich eine Gesprächsstrategie zurechtlegen, wichtige Fakten zusammentragen und sich Argumente und Gegenargumente zurechtlegen.
2. Angenehme Gesprächssituation herstellen
Auch wenn Sie in beruflichen Gesprächen sachlich argumentieren sollen, ist eine Unterhaltung doch immer ein Austausch zwischen Menschen mit individuellen Befindlichkeiten und eigener Wahrnehmung. Ob man sich in der Situation wohlfühlt und sein Gegenüber sympathisch findet, beeinflusst den Verlauf der Kommunikation. Am besten ist es, seinen Gesprächspartnern auf Augenhöhe zu begegnen. Ein partnerschaftliches Gespräch, ohne sich über- oder unterlegen zu fühlen, ist immer eine gute Ausgangsbasis.
3. Die gedankliche Fahrrinne
Wenn Sie Ihr Gesprächsziel als Forderung formuliert gleich zu Beginn auf den Tisch pfeffern, riskieren Sie, dass Ihr Gegenüber in Abwehrhaltung geht und jedes Ihrer folgenden Argumente entkräftet. Ein Beispiel: S: „Herr Müller, ich brauche eine weitere Arbeitskraft zur Verstärkung in meinem Team.“ M.: „Wieso das, Herr Schulz?“ S: „Durch den neuen Auftrag haben wir eine erhebliche Mehrbelastung.“ M. „Das war vorauszusehen. Ich möchte Sie bitten, mit Ihrem Team die Arbeitsabläufe durchzugehen und diese zu optimieren. Ich bin mir sicher, Ihr Team hat ausreichend Kapazitäten auch für den neuen Auftrag.“ Cleverer ist es, den Gesprächspartner mit Argumenten in eine Art gedankliche Fahrrinne zu führen, an deren Ende Ihr Ziel als logische Schlussfolgerung steht. Also: „Der neue Auftrag hat mein Team sehr motiviert. Trotz Optimierung aller Arbeitsabläufe stellen wir nach den ersten Wochen aber fest, dass das Team eine Mehrbelastung von ca. xx Stunden pro Monat tragen muss. Sie werden mir zustimmen, dass auf Dauer dadurch die Qualität unserer Arbeit und damit die Kundenzufriedenheit leiden. Ich habe mir Gedanken gemacht, wie wir das verhindern können und würde gern Ihre Meinung dazu wissen.“
4. Argumente richtig platzieren
Bringen Sie jedes Argument für sich an. Das ist viel wirkungsvoller als mehrere Argumente in einen Satz zu packen. Nutzen Sie Formulierungen wie „außerdem“, „darüber hinaus“ oder „deshalb / dadurch“, um die Wirkung der einzelnen Argumente zu verstärken. Laut Experten sind drei Argumente als rhetorisches Prinzip sehr wirksam. Auch in der Werbung lassen sich dafür viele Beispiele finden. („Was Spannendes, was zum Spielen und Schokolade“ oder „Quadratisch, praktisch, gut“)
5. Zuhören und Wiederholen
Das Entscheidende bei einem Gespräch ist die Fähigkeit, seinem Gesprächspartner aufmerksam zuhören zu können. Sie sammeln dabei wertvolle Informationen, die Sie im Verlauf der Unterhaltung selber aufgreifen und für sich nutzen können. Außerdem sind Sie in der Lage, sich besser auf Ihr Gegenüber und seine Intentionen einzustellen und dadurch die richtigen Argumente zu wählen. In dem Sie Kernaussagen mit Ihren eigenen Worten wiederholen („Sie meinen also, dass…“, „Wenn ich Sie richtig verstanden habe, dann…“) zeigen Sie, dass Sie sich voll und ganz auf das Gesagte konzentriert haben und vermeiden Missverständnisse in der Kommunikation. Im nächsten Newsletter erklären wir Ihnen unter anderem, wie Sie mit den richtigen Fragen ein Gespräch lenken, souverän auf unqualifizierte Äußerungen reagieren und elegant Dauerredner stoppen.
Quellen: www.dr-ulonska.de, www.business-wissen.de, www.zeitzuleben.de Bildquelle: © apops, Fotolia.com
