Bei vielen Angestellten schleicht sich beim Gedanken an das Jahresgespräch ein mulmiges Gefühl ein. Gar nicht nötig! Gut vorbereitet und mit der richtigen inneren Einstellung meistern Sie das. Drei Experten geben hier wertvolle Tipps.

Rund um den Jahreswechsel stehen in den meisten Unternehmen Jahresgespräche an. Wenn Sie sich ausgiebig vorbereiten und selbstbewusst ins Jahresgespräch gehen, steht einem positiven Verlauf nichts mehr im Wege. „Eine gute Vorbereitung gepaart mit einer positiven und aktiven Gesprächshaltung ist die beste Garantie für ein erfolgreiches Jahresgespräch“, sagt der Karrierecoach Kurt Schaffner.

Wichtig ist auch, dass Sie eine positive innere Einstellung einnehmen und die Chancen in diesem Gespräch sehen. „Nutzen Sie das Jahresgespräch als Chance, Werbung für sich selbst zu machen“, sagt die Karriereberaterin Bettina Sturm. „Sie sind kein Bittsteller, sondern Sie sprechen mit Ihrem Chef auf derselben Augenhöhe.“

Hier sind einige Themen, die sich bei der Vorbereitung und während des Gesprächsverlaufs als hilfreich erweisen können.

Langfristig vorbereiten

Die Vorbereitung auf das Jahresgespräch beginnt nicht erst kurz vor dem Termin, sondern findet bereits das ganze Jahr über statt. „Als Mitarbeiter sollten Sie sich überlegen, was Sie im vergangenen Jahr geleistet haben“, sagt die Bewerbungsberaterin Anja Schmitt. „Fragen Sie sich, was Ihnen in den letzten Monaten gut gelungen ist und wo Sie selbst Optimierungsbedarf sehen.“ Es wäre ungünstig, wenn Sie kurz vor dem Termin merken, dass Sie gar nicht mehr genau wissen, was Sie gemacht haben. „Um sich auf Tatsachen, Zahlen, Daten und Fakten beziehen zu können, beginnt für den Mitarbeiter die Vorbereitung in der Zeit zwischen den Jahresgesprächen“, meint Kurt Schaffner dazu.

Sammeln Sie konkrete Beweise

Um Argumente für Ihre guten Leistungen zu untermauern, sammeln Sie das ganze Jahr über Belege für Ihre Erfolge. „Werden Sie konkret und fassen Sie Ihre Leistungen schriftlich in einer Erfolgsbilanz mit Inhalt und Kennzahlen zusammen“, sagt Bettina Sturm. „Zahlen, Daten und Fakten bieten dem Mitarbeiter eine fundierte Grundlage, um Erfolge nachweisbar darzustellen und Einwänden mit stichhaltigen Argumenten begegnen zu können“, sagt Kurt Schaffner.

Wie schätzen Sie sich selbst ein?

Eine Selbsteinschätzung ist ebenfalls Bestandteil einer gründlichen Vorbereitung. „Bewerten Sie Ihre erzielten Arbeitsergebnisse und Ihre Leistung anhand der Leistungskriterien selbst und machen Sie sich so mögliche Fehler und ihre künftige Vermeidung bewusst“, so Kurt Schaffner. Um herauszufinden, wie man sich selbst sieht, rät Anja Schmitt sich selbst Fragen zu stellen: „Wo bin ich schon gut und kann noch besser werden? Womit bin ich nicht zufrieden und möchte es verändern?

Ein Blick zurück ins letzte Jahr

Wenn Sie das letzte Jahr noch einmal vor dem inneren Auge Revue passieren lassen, erhalten Sie Ideen für mögliche Gesprächsthemen. Kurt Schaffner rät einen Rückblick und eine Analyse des Istzustandes: Mit welchen Ergebnissen sind Sie am meisten zufrieden, mit welchen am wenigsten, in welchem Bereich können Sie sich verbessern und welche Faktoren hemmen oder fördern Sie im Arbeitsumfeld – wie Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsorganisation und Arbeitsmittel.

Was wollen Sie dieses Jahr erreichen?

Für die gemeinsame Zielvereinbarung sollten Sie sich schon vorher mit der Frage beschäftigt haben, was Sie überhaupt erreichen wollen. „Um zu einer gemeinsamen Zielvereinbarung zu kommen, sollte ich mich als Mitarbeiter mit der Frage beschäftigen, was ich im Folgejahr erreichen möchte“, sagt Anja Schmitt. „Fragen Sie sich, welche neuen Aufgaben Sie übernehmen möchten und wie Sie sich darauf vorbereiten?“ Legen Sie dann im Gespräch dar, was Sie wollen.

Eigene Ziele vorschlagen

Zeigen Sie Interesse und Eigeninitiative, indem Sie eigene Ideen für mögliche Ziele einbringen. „Mitarbeiterziele leiten sich in der Regel aus Abteilungs- und Unternehmenszielen ab“, sagt Anja Schmitt. „Sie können fachliche Ziele vorschlagen, zum Beispiel möchten Sie Ihre Englischkenntnisse verbessern. Es gibt auch Entwicklungsziele, wenn Sie beispielsweise Abteilungsleiter werden möchten, oder aber Kooperationsziele, das heißt etwa Sie möchten besser mit einem Abteilungsbereich zusammenarbeiten. Dann gibt es noch persönlich-berufliche Ziele, wenn sie zum Beispiel eine Ausbildung zum Bilanzbuchhalter anstreben.“

Bei der Zielformulierung sollten Sie verschiedene Aspekte bedenken, wie Kurt Schaffner betont: „Beachten Sie, was genau erreicht werden soll, wie das Ergebnis konkret aussieht, wie die Zielerreichung gemessen werden kann, wie hoch die Herausforderung ist, wie realisierbar die Zielerreichung unter den gegebenen Umständen in der verfügbaren Zeit ist, wie sich die Ziele mit anderen Zielen koordinieren lassen, wie die Termine der Zielerreichung zu legen sind und welche Meilensteine als Zwischenkontrolle auf dem Weg zur Zielerreichung festzulegen sind.“

Wenn ein Ziel unerreichbar wurde

Wenn sich im Laufe des Jahres abzeichnet, dass ein zuvor festgelegtes Ziel nicht mehr erreichbar ist, sollten Sie nicht bis zum Jahresgespräch warten um dies anzusprechen. „Gehen Sie proaktiv auf den Chef zu und sprechen Sie diesen Aspekt an, um eine einvernehmliche Klärung zu finden“, sagt Bettina Sturm. Häufig ist ein Ziel auch durch äußere Rahmenbedingungen nicht mehr so zu erreichen, wie es festgelegt wurde. „In solchen Fällen können Sie im Gespräch sachlich mit Zahlen, Daten und Fakten argumentieren, warum das Ziel nicht erreichbar war“, sagt Anja Schmitt. „Bieten Sie anschließend an, das Ziel erneut zu formulieren und vereinbaren Sie ein Risikomanagement oder bitten Sie den Vorgesetzten um ein ‚Meilensteingespräch‘, falls sich die Rahmenbedingungen erneut verändern.“

Bei Kritik immer sachlich bleiben

Wenn der Chef Sie im Gespräch kritisiert, ist das zwar unangenehm, kommt aber häufig nicht ganz unerwartet. „In vielen Fällen ist dem Mitarbeiter das Problem bekannt, bevor der Vorgesetzte die Kritik ihm gegenüber äußert“, sagt Kurt Schaffner. Aber wie reagiert man in dem Moment am besten? Anja Schmitt empfiehlt: „Hören Sie zunächst genau zu, fragen Sie nach und bitten Sie um Beispiele um die Kritik zu verstehen. Beziehen Sie die Kritik nicht auf sich als Person, sondern darauf, dass eine Ihrer Handlungen verbesserungsfähig ist.“ Bettina Sturm rät Angestellten, Kritikfähigkeit und Lernbereitschaft zu demonstrieren. „Bleiben Sie sachlich und reagieren Sie nicht mit Drohungen oder Trotz. Wenn es nicht zur Einigung kommt, machen Sie den Vorschlag, dass beide Seiten den Kritikpunkt über die nächsten drei Monate beobachten und sich dann wieder zusammensetzen.“

Geben Sie dem Chef Feedback

Auch Sie als Mitarbeiter haben im Jahresgespräch die Gelegenheit, Ihrem Chef Rückmeldung zu geben. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Zusammenarbeit. „Überlegen Sie sich zuvor, was Sie vom Unternehmen und Ihrem Chef brauchen, damit Sie Ihre Ziele erfüllen können, vielleicht mehr Freiraum oder mehr Feedback?“, sagt Bettina Sturm. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, Änderungsvorschläge zu machen. „Überlegen Sie sich dazu, welche Änderungswünsche Sie hinsichtlich der Zusammenarbeit haben und sprechen Sie Verbesserungsmöglichkeiten an, am besten indem Sie konkrete Maßnahmen vorschlagen“, meint Kurt Schaffner.

Bei Problemen mit dem Chef

Wenn Sie Ihrem Chef einen Kritikpunkt vermitteln wollen, ist auch dafür im Jahresgespräch Gelegenheit. Anja Schmitt rät zu folgender Strategie:
1. Teilen Sie dem Vorgesetzten mit, was Sie in der Zusammenarbeit schätzen, z.B. „Ich schätze in unserer Zusammenarbeit sehr, dass Sie mich vor Entscheidungen  um meine Meinung bitten.“
2. Schildern Sie einen konkreten Fall, in dem das Problem auftrat, z.B. „Es ist in letzter Zeit häufig vorgekommen, dass Sie mich am Telefon fragen, ob die Unterlagen rechtzeitig verschickt worden seien.“
3. Drücken Sie die Wirkung in einer Ich-Botschaft aus: „Ich habe mich darüber geärgert, weil ich mich sehr kontrolliert fühle.“
4. Formulieren Sie eine Bitte oder einen Wunsch zum veränderten Verhalten: „Bitte vertrauen Sie mir. Wenn ich es einmal nicht rechtzeitig schaffen sollte, erhalten Sie sofort eine Information, damit Sie auf Kundenbeschwerden reagieren können.“


Ein Beitrag von Stephanie Thun

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