Unterbrechungen gehören zu den schlimmsten Zeitdieben. Jede Unterbrechung durch andere, beispielsweise durch einen Kollegen, der mit einer dringenden Frage ankommt, reißt Sie aus Ihrer Arbeit.

Sich nach der Unterbrechung wieder zurück in die Arbeit zu finden kostet Zeit. So kann eine Aufgabe, die — ohne Störungen — nur eine Stunde beanspruchen würde, durchaus schon mal zwei Stunden und mehr kosten.

Mit den folgenden Strategien und Tricks vermeiden Sie unerwünschte Unterbrechungen bzw. halten sie so kurz wie möglich.

Stille Stunden vereinbaren
Reservieren Sie sich eine bestimmte Zeit am Tag, an der Sie ungestört an Dingen arbeiten können, die Ihre ganze Aufmerksamkeit erfordern. Am besten vereinbaren Sie mit einem Kollegen, dass er sie in diesem Zeitraum abschirmt und Telefonate und andere Störungen abfängt. Umgekehrt sorgen Sie dann zu einer anderen Zeit dafür, dass Ihr Kollege den Freiraum erhält, in dem er wichtige Arbeiten erledigen kann.

Bin nicht verfügbar
Falls kein Kollege als „Schutzschild” bereit steht und Sie persönlich und telefonisch nicht erreichbar sein wollen, dann kommunizieren Sie, wann Sie wieder verfügbar sind. Rufen Sie dann zuverlässig nach der „Bitte nicht stören”-Zeit zurück und beantworten Ihre E-Mails umgehend. So wissen Ihre Kollegen, dass Sie sich melden, sobald Sie verfügbar sind, und werden sie es dann auch respektieren, dass Sie einmal ungestört arbeiten wollen.

Wichtiges am Morgen erledigen
Erledigen Sie wichtige Aufgaben, die hohe Konzentration verlangen, dann, wenn Sie noch frisch sind. Am besten also gleichmorgens und nicht erst am Abend, wenn Sie schon den ganzen Tag gearbeitet haben. Ideal wäre es, schon eine Stunde vor dem Gros der Mitarbeiter im Büro zu sein und diese ruhige Zeit zu nutzen.

Anfragen bündeln
Manche Kollegen werden mehrmals am Tag mit ihrem Anliegen bei Ihnen im Büro stehen oder anrufen. Bitten Sie diese, ihre Anfragen zu bündeln und Ihnen zum Beispiel per E-Mail zu schicken, so dass Sie sie auf einmal beantworten können. Manchmal ist da durchaus auch längere „Erziehung” notwendig, um den Kollegen klar zu machen, dass das, was für sie wichtig ist, nicht zwangsläufig für Sie die gleiche Priorität haben muss.

Prioritäten setzen
Prüfen Sie, welche Wichtigkeit eine Unterbrechung hat, insbesondere wenn diese Sie viel Zeit kosten würde. Schenken Sie nur wirklich wichtigen Unterbrechungen Ihre Aufmerksamkeit. Bei Unterbrechungen mit niedriger Priorität weisen Sie höflich, aber deutlich darauf hin, dass Sie gerade an wichtigeren Aufgaben sitzen.

Störungen durch ungebetene Besucher kurz halten

„Spontane” Besucher im Büro sind nicht immer willkommen. Schließlich stehlen Ihnen ungebetene Besucher Zeit und stören die Konzentration. Unerwünschte Besuche müssen Sie aber nicht als gottgegeben hinnehmen. Mit den richtigen Tricks minimieren Sie die Störungen durch redselige Kollegen:

  • Lassen Sie die Tür nur offen, wenn Sie auch unterbrochen werden dürfen. Wenn Sie nicht gestört werden wollen, schließen Sie die Tür.
  • Entfernen Sie überflüssige Stühle, die zum Hinsetzen verleiten, aus Ihrem Büro.
  • Legen Sie Aktenordner oder ähnliches auf den Besucherstuhl.
  • Wenn jemand in Ihr Büro „schneit”, stehen Sie auf und bleiben stehen, bis der Besuch wieder geht.
  • Fangen Sie Besucher möglichst in der Tür ab und signalisieren Sie, dass Sie auf dem Sprung woanders hin sind.
  • Verneinen Sie die Frage „Haben Sie eine Minute Zeit?”, wenn Sie sie nicht haben. Vereinbaren Sie stattdessen einen späteren Termin für ein kurzes Gespräch.
  • Versuchen Sie, Besprechungen möglichst nicht in Ihrem Büro abzuhalten. Gehen Sie stattdessen zu Ihrem Kollegen -so haben Sie es in der Hand, wann Sie sich verabschieden.
  • Eröffnen Sie ein Gespräch, das Sie kurz halten wollen, nicht mit einer Frage wie „Wie geht es?”, sondern mit „Was kann ich für Sie tun?”
  • Legen Sie ein Zeitlimit fest. Und machen Sie, wenn es soweit ist, deutlich, dass die Zeit jetzt vorbei ist. Beenden Sie das Gespräch dann freundlich, aber bestimmt.

Nicht jede Unterbrechung ist eine Störung

Manchmal kommt eine Unterbrechung auch ganz recht, insbesondere, wenn sie uns von unliebsamen Aufgaben ablenkt. Fragen Sie sich daher, ob Sie sich gerade unterbrechen lassen, weil die Aufgabe, an der Sie gerade sitzen, Probleme bereitet, oder weil Sie gerade eine kurze Pause brauchen. Das ist ja durchaus legitim. Wer will schon den ganzen Tag ohne Kontakte nach außen in seinem dunklen Kämmerlein arbeiten?


Franz Grieser ist freiberuflicher Autor, Kommunikationstrainer und Personal Coach. Er lebt und arbeitet in München.

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