28.12.2017 -

Immer häufiger sind Büroangestellte für mehrere Vorgesetzte zuständig, denn die Luxus-Zeiten der Eins-zu-Eins-Zuordnung im Office sind in vielen Unternehmen schon längst passé. Daher sind höchste Anforderungen gefragt, wenn man mehreren Herren oder Damen gleichzeitig „dienen” muss.

Kennen Sie das? Der eine sagt HÜ, der andere sagt HOTT. Der eine sagt DRINGEND, der andere sagt NOCH DRINGENDER. Beide zerren an Ihnen. Sie stehen zwischen den Stühlen und fühlen sich innerlich wie zerrissen.

Wie schafft man nun am besten den Spagat, es beiden Vorgesetzten gleichzeitig recht zu machen, vor allem wenn sie beide auf der gleichen Hierarchiestufe stehen und dazu noch einen dominanten Charakter haben?

Kommunikation ist hier alles!

Eine optimale Lösung bieten regelmäßige kurze Meetings mit dem jeweiligen Vorgesetzten, um über anliegende Projekte oder dringende Aufgaben zu sprechen. Diese sollten — falls möglich — täglich stattfinden oder zumindest einmal in der Woche.

Folgende Themen können beispielsweise besprochen werden:
– Aktuelle Projekte und deren Zeitplan
Prioritäten gemeinsam vergeben
– Erörterung bei unklarer Aufgabenstellung
– Abwesenheiten der Vorgesetzten

Haben Sie Mut und haken Sie direkt nach, wenn Sie etwas nicht gleich genau verstanden haben, damit Sie Ihre Aufgabe effizient und professionell erledigen können. Später noch einmal nachzufragen, hinterlässt nicht den besten Eindruck. Planen Sie größere Projekte oder Sonderaufgaben des einen Vorgesetzten in die Abwesenheit des anderen, um in dieser Zeit in Ruhe und zielorientiert arbeiten zu können.

Ganz wichtig: Dokumentieren Sie Ihre Arbeit für Ihre Vorgesetzten und gestalten Sie diese transparent. Dies kann am Ende nützlich sein für:
– Die nächste Gehaltsverhandlung
– Beleg für Ihre Arbeitsleistung und ggf. eine Begründung bei akuter Arbeitsüberlastung
– Überblick, was Sie wann für wen erledigt haben (z.B. bei Unstimmigkeiten der Vorgesetzten)

Praxistipps:

1. Legen Sie einen separaten Ordner an, in dem Sie folgende Unterlagen ablegen:

– Aufgabenlisten
– Aktennotizen
– Meeting-Protokolle
– Zeit- und Urlaubspläne
– Vereinbarungen über die Zusammenarbeit
– Infos zur Arbeitstechnik

2. Bringen Sie Farbe ins Spiel:

Teilen Sie für bestimmte Arbeitsvorgänge Ihrem jeweiligen Vorgesetzten eine Farbe zu, z. B. Herr Schmidt = grün, Herr Müller = rot, um auf Anhieb den visuellen Überblick zu haben.

Sollte es einmal zu Problemen zwischen den Vorgesetzten wegen der Prioritätenvergabe kommen, sollte diese Diskussion nicht auf den Schultern des Angestellten ausgetragen werden. Die Führungskräfte sollten ihren Disput untereinander klären. Der Angestellte kann nur die Verantwortung für seine Arbeit übernehmen, er ist jedoch nicht für die Beziehungsebene der Vorgesetzten verantwortlich. Sie sollten daher ganz klar eine Grenze ziehen und sich aus dem Spannungsfeld halten, damit Sie am Ende nicht selbst in die Falle tappen, wenn Sie Partei ergreifen.

Achtung Fettnäpfchen:

Oft passiert es, dass der Vorgesetzte gerne im Beisein seines Angestellten seinen Unmut äußert. Stehen sich beide „Kontrahenten” jedoch gegenüber, gehen sie auf einmal „zuckersüß” miteinander um. Von Problemen keine Spur mehr! Die Schwierigkeit in dieser Zwickmühle ist es, beiden Vorgesetzten gegenüber stets neutral und loyal zu bleiben. Daher ist es wichtig, sie nicht anzuklagen, sondern sachlich und ruhig ICH-Botschaften zu senden, wie beispielsweise:
– Um meine Arbeit gut zu machen, benötige ich von Ihnen…
– Habe ich Sie richtig verstanden, dass…
– Wie meinen Sie das genau?

Schaffen Sie für sich Klarheit auf der Arbeitsebene, damit am Ende beide Führungskräfte friedlich und effektiv zusammenarbeiten können.

 

Tanja Bögner wurde 2006 beim LEITZ-Wettbewerb als „Deutschlands beste Sekretärin” ausgezeichnet. Darüber hinaus hält sie Vorträge auf Fachtagungen und veröffentlichte Ihren Berufsratgeber „Traumberuf Sekretärin. Was Sie heute wissen müssen, um erfolgreich zu sein” beim Eichborn Verlag, Frankfurt/Main. Mehr Informationen erhalten Sie unter: www.tanjaboegner.de

 


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