1. Formulieren Sie Ihr Anliegen möglichst in einem Satz.
Dieser Satz sollte sich mit einer Leerzeile davor und danach vom Rest der Mail abheben. Handelt es sich um mehrere Punkte, ist es ratsam, diese als Liste aufzuführen. Außerdem sollte der Empfänger stets wissen, bis wann Sie eine Antwort brauchen.
2. Verzichten Sie auf eine automatische Lesebestätigung.
Das vervielfacht nur den Mail-Eingang (wenn erforderlich: Lesebestätigungen mit Regelassistenten in eigenes Verzeichnis verschieben).
3. Wählen Sie CC-Empfänger kritisch aus.
Nur wer aktives Interesse an einer Angelegenheit hat, wird die Mail auch lesen und sollte sie daher bekommen. Aus diesem Grund sollten Sie auch E-Mails „an alle” grundsätzlich unterbinden bzw. unmöglich machen.
4. Verwenden Sie Textbausteine.
Das wird Ihnen zu Gute kommen, wenn Sie öfter Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben müssen.
5. Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff.
Dafür verwenden Sie Zahlen, Daten und Fakten: z.B. „Termin am 16.2.20xx, 14:30″ anstelle „Unser Termin”. Ergänzen Sie zudem in Antwort-Mails unklare Betreff-Formulierungen des Absenders, denn das spart Zeit beim späteren Suchen.
6. Verzichten Sie auf umständliche Einleitungen.
Kommen Sie stattdessen schnell zur Sache. Schreiben Sie kurz, prägnant, aber höflich. Niemand liebt lange E-Mails.
7. Prüfen Sie, ob die E-Mail wirklich die beste Kommunikationsform ist.
Es könnte sich eine endlos lange Kette von Ping-Pong-Mails ergeben. Manchmal kann eine Angelegenheit in einem einzigen Telefonat schneller und zweifelsfreier geklärt werden.
8. Schalten Sie die automatische E-Mail-Eingangsmeldung aus.
Die ständig aufpoppenden Fenster am unteren Bildschirmrand entpuppen sich höchstens als Zeitdiebe, weil sie Ablenkungen herbeiführen und Sie immer wieder aus Ihren Aufgaben herausreißen.
9. Lesen und bearbeiten Sie Mails geblockt, möglichst nicht vor 11.00 Uhr.
Wenn Sie am Morgen Ihren PC einschalten, starten Sie das E-Mail-Programm nicht. Nehmen Sie sich stattdessen ein bis zwei Stunden Zeit, an der Aufgabe zu arbeiten, die für diesen Tag die wichtigste ist.
10. Bearbeiten/ beantworten Sie E-Mails sofort nach dem Lesen.
Bei den meisten E-Mails können Sie nach dem Direkt-Prinzip vorgehen, denn auf 90 Prozent der E-Mails können Sie beim ersten Sichten sofort reagieren. Sie können sie zum Beispiel beantworten, bearbeiten oder etwas machen, wenn das nicht länger als 3-5 Minuten dauert. Für Mails, deren Bearbeitung länger dauert legen Sie einen Ordner an „ Noch zu bearbeiten”.
11. Legen Sie Ordner/ Unterordner an.
Verschieben Sie konsequent jede Mail nach dem Lesen und Bearbeiten in den richtigen Ordner, und zwar nur einmal. Betreiben Sie keine Doppelablage.
12. Löschen Sie unerwünschte Mails sofort.
Löschen Sie Werbung und bestellen Sie unaufgefordert gesendete Newsletter ab. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion (Junk-Mail-Funktion). Löschen Sie Uninteressantes, Unnötiges direkt nach dem Lesen. Für Mails, die nicht dauerhaft archiviert werden sollen, aber auch nicht sofort gelöscht werden können, verwenden Sie „Quartalspapierkörbe”.
13. Archivieren Sie Mails zu abgeschlossenen Projekten.
Tun Sie dies nicht im Mail-Programm, sondern im dazugehörenden Projektordner.
14. Nutzen Sie die Entwurfsfunktion.
Wenn Sie eine Nachricht nicht sofort beantworten wollen oder können, klicken Sie auf Antworten und speichern Sie einen leeren Entwurf der Antwort zur späteren Bearbeitung. Alternativ dazu können Sie auch die Funktion Wiedervorlage verwenden.
15. „Entmüllen” Sie alle Mails/ Ordner spätestens zu Jahresbeginn.
Dann wird Ihre Inbox niemals mehrere tausend Mails enthalten und auch nicht den Punkt erreichen, an dem sie möglicherweise keine neuen Mails mehr aufnehmen kann.
Wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen
Und hier noch ein paar Tipps, wie Sie schneller zu E-Mail-Antworten kommen:
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- Schreiben Sie im ersten Satz, was Sie wollen. Jeder mit einem vollen Posteingang möchte ohne Umschweife wissen, worum es geht. Es warten ja noch andere E-Mails auf Beantwortung.
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- Schicken Sie nur eine Anfrage pro Mail. Wer dem Empfänger eine abzuarbeitende 10-Punkte-Liste schickt, muss damit rechnen, dass der Empfänger die Bearbeitung nach hinten verschiebt.
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- Halten Sie die E-Mail möglichst kurz und knackig. Gemäß Punkt 10 sollte man mit Blick auf eine schnelle Antwort darauf achten, dem Empfänger das Einhalten des Zeitlimits zu ermöglichen.
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- Schreiben Sie einen möglichst aussagekräftigen Betreff. Dadurch kann der Empfänger schnellstmöglich die E-Mail einordnen. Je schneller und einfacher das möglich ist, desto wahrscheinlicher erhält man eine zeitnahe Antwort.
Burkhard Heidenberger, Trainer für Zeit- und Zielmanagement und Betreiber der Website www.zeitblueten.com, ist der Autor des eBooks „Wie Sie mit Outlook mehr Zeit für sich gewinnen”, das er erstmals komplett und kostenlos als Download zur Verfügung stellt: http://www.zeitblueten.com/1972/zm-outlook/ Bildquelle: © Rawpixel.com – Shutterstock.com
