Internet, Telefon, E-Mails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern. Nicht selten gehen wir dann mit dem Gefühl nach Hause, nichts geschafft zu haben. Wir sagen Ihnen, wie Sie Ihren Workflow wiederfinden.

Wo ist nur die Zeit geblieben? Gerade noch haben Sie sich den morgendlichen Hallo-wach-Kaffee eingeschenkt und schon ist es Zeit für die Mittagspause. Eine kurze Bilanz ihrer bisherigen Arbeitsergebnisse ist ernüchternd. Wirklich viel geschafft haben Sie heute noch nicht. Sie trifft natürlich keine Schuld. Das waren die Zeitfresser –  fiese kleine Arbeitsmonster, die gerne in Büros hausen und wertvolle Arbeitszeit in rauen Mengen vertilgen. Tatsächlich lassen wir uns im Job schnell von der eigentlichen Arbeit ablenken oder halten uns unnötig mit kleinen Dingen auf, die in der Summe viel Zeit kosten.

Die Klassiker: Internet, E-Mails und Telefon

Eine der größten Zeitfallen überhaupt ist das Internet. Ob interessante Nachrichten, attraktive Shopping-Angebote, witzige Videos oder soziale Netzwerke – eigentlich wollte man nur kurz eine Information googeln und schon ist man im weltweiten Netz hängengeblieben. Laut einer Umfrage von OfficeTime.net surfen 21,8 Prozent der Befragten während ihrer Arbeitszeit im Internet – und das bis zu vier Stunden lang. Damit stagniert nicht nur der Workflow, der Mitarbeiter riskiert auch eine Abmahnung. Denn selbst wenn der Chef die gelegentliche, private Nutzung des Internets erlaubt, darf es die Arbeitsleistung keinesfalls beeinträchtigen.

Noch mehr Arbeitszeit verbummeln Mitarbeiter durch das permanente Abrufen ihrer E-Mails, wie die Wirtschaftswoche berichtet. Auch sie beruft sich dabei auf die Ergebnisse der OfficeTime.net-Umfrage. Demnach verbringt ein Drittel der Befragten bis zu zwei Stunden pro Tag damit nur zu kontrollieren, ob neue Mails eingegangen sind. Die Zeit für das Lesen und Bearbeiten der Mails ist dabei noch gar nicht berücksichtigt. Für ähnlich zeitraubende Unterbrechungen sorgt auch das Klingeln des Telefons. Das Problem: Nach jeder Unterbrechung müssen Sie sich erst wieder einarbeiten und das kostet Zeit. Für eine Arbeit, die man ohne Ablenkung in einer Stunde erledigt hätte, braucht man dann schnell doppelt so lang.

Auch Perfektionismus ist ein Zeitfresser

Neben diesen drei Klassikern gibt es auch Zeitfresser, die in unserer Arbeitsweise begründet liegen, wie zum Beispiel die Angewohnheit, nicht Nein sagen zu können. „Wenn Sie Arbeiten und Aufgaben erledigen, für die Sie eigentlich gar nicht zuständig sind, dann bleibt Ihnen weniger Zeit für Ihre Aufgaben“, argumentiert Zeitmanagement-Trainer Burkhard Heidenberger. Der Experte sieht die Unordnung auf dem Schreibtisch ebenfalls ursächlich für verminderte Arbeitseffektivität. „Nicht nur, dass Unordnung und Chaos zu langen Suchzeiten führen, sie sind auch Stressfaktoren. Es arbeitet sich einfach besser und mit einem klareren Kopf an einem ordentlichen Schreibtisch.“ Aber auch übertriebener Perfektionismus kostet unnötig Zeit. Denn dann halten Sie sich mit Details und Kleinigkeiten auf, die eigentlich nicht notwendig sind.

Ordnung im Kopf hilft zu entspannen

Viele dieser Zeitfresser lassen sich schon durch kleine Maßnahmen eliminieren. Wenn Sie zum Beispiel konzentriert an einem Projekt arbeiten wollen, sollten Sie im Vorfeld dafür sorgen, dass Sie nicht unterbrochen werden. Bitten Sie einen Kollegen, für diese Zeit Ihr Telefon zu übernehmen, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm und ziehen Sie sich (wenn möglich) in einen ruhigen Raum  zurück. Setzen Sie sich ein konkretes Zeitfenster, in welchem die Arbeit erledigt werden muss. So vermeiden Sie unnötigen Perfektionismus und halten sich nicht mit unnötigen Details auf.

Wenn es Ihnen morgens schwer fällt, mit der Arbeit zu beginnen, schreiben Sie sich am besten noch am Vorabend eine kurze To-Do-Liste für den nächsten Tag. Das hilft, die Gedanken zu ordnen und Stress zu vermeiden. Räumen Sie, bevor Sie gehen, Ihren Schreibtisch auf und legen Sie alle wichtigen Unterlagen für den nächsten Tag bereit. So können sie den Arbeitstag entspannt und strukturiert beginnen.

Zeitmanagement-Methoden: Planung vs. Chaos

Wer grundsätzlich an seiner Selbstorganisation feilen möchte, findet in der Literatur zahlreiche Methoden, die zu einer strukturierten und zeitsparenden Arbeitsweise verhelfen. Eine der praktikabelsten ist das „Eisenhower-Prinzip“, bei dem alle To Do’s nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien eingeteilt werden. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, werden zuerst erledigt, die wichtigen aber noch nicht dringenden Aufgaben im Kalender vorgemerkt. Sind die Aufgaben für Sie unwichtig aber dennoch dringend, delegieren Sie diese an Kollegen. Alle Aufgaben, die sowohl unwichtig als auch nicht dringend sind, werfen Sie in den Papierkorb.

Es gibt noch eine Reihe anderer Techniken, um effizienter zu arbeiten und Zeitfresser auszuschalten. Die meisten funktionieren aber nur dann, wenn Sie sich diszipliniert daran halten und Ihre Arbeitsweise konsequent umstellen. Doch auch für die Liebhaber des gepflegten Chaos’ gibt es eine einfache Methode, um nicht mit wehenden Fahnen in Stress und Hektik unterzugehen. Nach Diplom-Psychologe Hermann Rühle ist nämlich immer nur das wichtig, was auch tatsächlich dringend ist. Wer diesen Leitsatz akzeptiert, lernt zu improvisieren, trainiert seine Überraschungskompetenz und spart die Zeit, die andere für Planung, Ablage und Sortieren verwenden.


Quellen: www.officetime.net, wirtschaftswoche.de, zeitblueten.com, Hermann Rühle: Drehbuch für ein chaotisches Zeitmanagement

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