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23.04.2012 -

Die E-Mail ist der absolute Liebling vieler Arbeitnehmer bei der geschäftlichen Kommunikation. Doch jeder sollte sich darüber im Klaren sein, was beim Verschicken von elektronischer Post an Kunden, Kollegen und Geschäftspartner zu beachten ist.

Verschicken Sie auch täglich munter eine E-Mail nach der anderen? Dann sollten Sie die folgenden Hinweise beherzigen.

Vertrauliche E-Mails gibt es nicht

E-Mails werden oft weitergeleitet und weitergeleitet und nochmal weitergeleitet. Da kann es sein, dass eine Information, die vertraulich an eine Person gerichtet war, an die falsche Person gerät, oder noch schlimmer: ein paar Stunden später in einem tagesaktuellen Blog zu lesen ist.

„Allen antworten“ lieber spärlich nutzen

Viele E-Mails gehen an einen großen Empfängerkreis. Wenn Sie dem Absender möglicherweise nur mit einer schlauen Bemerkung antworten wollen, ist es eher peinlich die an alle zu schicken. Auch bei detaillierten Rückfragen ist meist nur einer gemeint und nicht die gesamte Empfänger-Riege. „Allen antworten“ ist also nicht immer angebracht.

„BCC” schlägt mitunter fehl

„BCC” ist der inoffizielle Empfänger in der dritten optionalen Zeile, der die E-Mail in Blindkopie bekommt. Die anderen Empfänger sehen ihn also nicht. Wenn dieser BCC-Empfänger nun aber nicht genau darauf achtet, dass er die Mail nur „heimlich“ erhalten sollte, und allen antwortet, hat er sich entlarvt. Nun steckt vielleicht auch der Sender in Erklärungsnot – je nachdem, wer dort in BCC war. Wenn Sie also den BCC-Empfänger geheim halten wollen, schicken Sie dem doch einfach eine separate Mail.

E-Mails vom Smartphone aus

E-Mails müssen nicht immer und von überall aus verschickt werden. Wenn Sie gerade im Zug, Taxi oder Meeting sitzen und über Ihr Smartphone Mails lesen, haben Sie ohnehin nicht viel Zeit für eine adäquate Antwort. Bei längeren Mails wird es schwierig, auf dem kleinen Bildschirm den gesamten Inhalt zu erfassen. Dementsprechend wird Ihre Antwort auch ausfallen – knapp, möglicherweise in kompletter Kleinschreibung und mit Fehlern gespickt. Diese Antworten sollten die Ausnahme bleiben.

GROSS SCHREIBEN und FYI”

Die konstante Großschreibung ist das Äquivalent zum Schreien in der technischen Kommunikation. Der Empfänger wird von dieser Anrede nicht begeistert sein. Auch von vorwiegend englischen Abkürzungen wie ASAP, FYI oder BTW sind vor allem deutschsprachige Empfänger nicht immer begeistert.

Manchmal ist ein Gespräch einfach besser

E-Mails sollten Sie in der Regel nur verschicken, wenn die Antwort ein bis zwei Tage warten kann. Bei komplizierten Themen ist ein Telefonat meist angebrachter und spätestens wenn es vertraulich wird, ist ein persönliches Treffen fällig. Ständig E-Mails hin und her zu schieben macht die Sache manchmal einfach zu kompliziert. Eine Mail kann zudem auch in der täglichen E-Mail-Flut untergehen, und dann kann man lange auf eine Antwort warten. Rufen Sie dann besser an oder gehen Sie gleich zu der entsprechenden Person hin – nur zu oft mailen wir ja auch mit Kollegen, die im selben Gebäude oder besser noch Büro sitzen.

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