Die E-Mail hat Brief und Telefon schon längst als das Kommunikationsmittel im Job abgelöst. Doch gerade bei der elektronischen Post kann es böse ausgehen. Nämlich dann, wenn Sie zwar schön Texte schreiben, allerdings bei der E-Mail-Signatur Entscheidendes vergessen.

Pflicht: Die Rechtslage

Seit 2007 sieht es wie folgt aus: E-Mails sind Geschäftsbriefe. Entsprechend ist die rechtliche Lage. Daher sollte Ihre Email-Signatur folgende Angaben enthalten:
  • Unternehmensname
  • Rechtsform und Sitz
  • Handelsregisternummer
  • Geschäftsführung und Vorstand

Sollten diese Angaben nicht in Ihrer Signatur auftauchen, kann Ihr Unternehmen rein theoretisch von anderen Firmen abgemahnt werden. Diese Regel gilt allerdings nicht für Privatleute. Ebenfalls sollten Sie den folgenden Text unter Ihre E-Mail setzen:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.
This e-mail may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error) please notify the sender immediately and destroy this e-mail. Any unauthorized copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden.

Die Kür: Schöner Mailen.

Neben den rechtlichen Angaben sollten ein paar andere ebenfalls nicht fehlen:

  • Ihr Name
  • Ihre Funktion im Unternehmen (damit der Empfänger auch weiß, mit wem er es zutun hat)
  • Adresse, Email-Adresse, Telefon- und Fax-Nummer

Aufpassen sollten Sie dagegen bei  vermeintlich “lustigen” Sprüchen, die nicht immer gut ankommen und auch selten professionell wirken. Auch Tippfehler sind peinlich, besonders bei schon vorbereiteten Textbausteinen, die Sie immer wieder verwenden. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Signatur nicht länger gerät, als der eigentliche Inhalt der Mail.

 


Bildquelle: © Sergey Mironov, Shutterstock