Ein Gastbeitrag von Sabine Ratermann.

Dass auch in einem wohlklingenden Arbeitszeugnis die ein oder andere verschlüsselte Botschaft versteckt sein kann, ist bekannt. Bestimmte Formulierungen lassen den künftigen Arbeitgeber eindeutig zwischen den Zeilen lesen und plaudern aus dem Nähkästchen. Gängige Zeugnisausdrücke klingen offensichtlich ganz positiv, sind aber im Jargon der Arbeitgeber negativ besetzt. Von daher ist jeder Arbeitnehmer, der die Stelle wechselt, gut beraten, das erhaltene Arbeitszeugnis akribisch zu analysieren und entsprechend ändern zu lassen. Schließlich handelt es sich um ein wichtiges Dokument, das uns ein ganzes Arbeitsleben lang begleitet.

Nicht so bekannt ist dagegen der versteckte Code hinsichtlich der äußeren Form des Arbeitszeugnisses. Vor allem auch, weil viele Arbeitgeber in diesem Punkt selbst unbedarft sind und mit der äußeren Form eher fahrlässig umgehen.

Form UND Inhalt müssen stimmen

In der Praxis gibt es in vielen Unternehmen zwei, drei gängige Zeugnisformulierungen, die bei Bedarf schnell auf den ausscheidenden Mitarbeiter angepasst werden. Allein schon dieser Vorgang birgt ein gewisses Fehlerpotential. Mal abgesehen davon, dass viele Zeugnisvorlagen steinalt sind und ganz ausgemustert gehören.

Textlänge

Sogar die Textlänge kann ein abwertendes Indiz sein. Ist das Arbeitszeugnis zu knapp formuliert, wirkt es schnell negativ, auch, wenn sich der Inhalt positiv liest. Bei einem zu kurzen Text liegt es nahe, dass der Schreiber über den ausscheidenden Mitarbeiter nicht viel Positives sagen wollte oder konnte. War der Arbeitnehmer viele Jahre in einer Firma beschäftigt, ist eine halbe Seite ein richtig abwertendes Urteil. Für einen Praktikanten wäre es hingegen vertretbar. Das gängige Format für Arbeitszeugnisse ist DIN A4. Übliche Arbeitszeugnisse haben ca. ein bis zwei Seiten Text.

Orthographiefehler

Fehler hinsichtlich Rechtschreibung und Grammatik kommen immer wieder auch in Arbeitszeugnissen vor. Das gibt natürlich kein gutes Bild ab. Erstens lässt es nachteiligen Interpretationsspielraum zu, in wie weit sich der Schreiber überhaupt Mühe mit dem Zeugnis gegeben hat. Und zweitens wird erwartet, dass der Zeugnisempfänger die Fehler bei so einem wichtigen Dokument selbst erkennt und um Verbesserung bittet. Der Irrglaube, die Fehler im Arbeitszeugnis bleiben am Schreiber hängen, ist weit verbreitet – aber falsch. Orthographiefehler werten die Qualität eines Arbeitszeugnisses eindeutig ab. Daher sollte das Zeugnis unbedingt von mehreren Korrekturlesern durchgearbeitet werden, um etwaige Fehler zu finden.

Sauberkeit

Sichtbare Verbesserungen und Durchstreichungen sind nicht tolerierbar, das gilt auch für Kleinigkeiten, wie etwa ein mit dem Kugelschreiber gesetzter Punkt. Grundsätzlich hat ein Arbeitszeugnis makellos zu sein. Flecken und Eselsohren sind sowieso nicht hinnehmbar.

 Satzzeichen und Hervorhebungen

Vorsicht vor Sonderzeichen im Arbeitszeugnis! Ausrufezeichen und Fragezeichen gelten als unseriös. Die Verwendung von Gedankenstrichen – etwa um einen Nebensatz einzurahmen – entsprechen nicht den üblichen Gepflogenheiten und lassen Platz für nachteilige Spekulationen. Das gilt übrigens für alle Hervorhebungen gleichermaßen, insbesondere für Wörter in Fettschrift, Unterstreichungen, kursive Schrift und „Anführungszeichen“. Auffällige Satzzeichen signalisieren dem Leser: Achtung, hier stimmt etwas nicht.

Schriftart und –größe

Die Textdarstellung sollte in jedem Fall im Detail angeschaut werden. Ordnungsgemäß ist ein Arbeitszeugnis nur, wenn eine einheitliche Standardschrift verwendet wird. Schriftmixe sind nicht erwünscht. Auch die Schriftgröße sollte aus einem Guss sein und so gewählt werden, dass eine gute Lesbarkeit vorhanden ist. Die üblichen Schriftfarben gehen von Schwarz bis Grau, auffälligere Farben sind nicht zu empfehlen.

Absatzstruktur

Zu einem ansprechenden Arbeitszeugnis gehört eine gleichmäßige Absatzstruktur. Gerade beim Überschreiben von Zeugnisvorlagen kommt es immer wieder vor, dass Abstände und Leerzeilen uneinheitlich werden. Ein auffälliger Blocksatzfehler gilt als verdecktes, negatives Statement, der das Zeugnis, ähnlich wie bei auffälligen Satzzeichen, ansatzweise entwertet.

Briefkopffehler

Eine gute Möglichkeit für Arbeitgeber ein Zeugnis abzuwerten, ist ein eingebauter Fehler im eigenen Briefkopf. Vor allem, weil der offizielle Briefkopf selten von Zeugnisempfängern kritisch hinterfragt wird. Ein Beispiel hierfür wäre etwa ein eingebauter Leerzeichenfehler. Ist ein Fehler im Briefkopf eines Zeugnisses, stellt dies quasi die Höchststrafe dar. Ein genauer Blick lohnt sich also. Aber es ist auch negativ zu werten, wenn das Arbeitszeugnis ohne den offiziellen Briefkopf des Arbeitgebers ausgestellt wurde. Außerdem muss im Briefkopf auch die vollständige Anschrift der Firma enthalten sein.

Papierqualität

Bei einem Arbeitszeugnis handelt es sich nicht um einen Brief, sondern um eine Urkunde, die vermutlich öfter in die Hand genommen wird. Durch ein hochwertiges Qualitätspapier wird das Zeugnis eindeutig aufgewertet, und nicht nur aus praktischen, sondern auch aus optischen Aspekten. Wer sein Zeugnis auf Kopierpapier erhält, war seinem Arbeitgeber nicht mal ein gutes Blatt Papier wert.

Geknickt, getackert, gelocht

In jedem Falle muss das Arbeitszeugnis unversehrt sein. Es mag auf den ersten Blick zweckmäßig erscheinen, wenn ein zweiseitiges Arbeitszeugnis mit dem Tacker zusammengeheftet wird. Ist es aber nicht. Denn spätestens beim Kopieren oder Einscannen wird’s dann schwierig und das Resultat schief. Auch ein gelochtes Zeugnis kann bequem direkt in den Ordner wandern. Leider sind die unschönen Löcher später auf den Kopien zu sehen. Gleiches gilt für ein zusammengefaltetes Zeugnis – gerne auch, weil Portokosten gespart werden. Daher gilt: Das Zeugnis ist in unbeschädigten Einzelseiten zu übergeben. Kleiner Tipp: Es lohnt sich, das Arbeitszeugnis persönlich abzuholen, denn auch die Post geht nicht immer sorgsam mit dünnen DIN A4 Umschlägen um.

Fehler gefunden – und dann?

Wenn Form- oder Inhaltsfehler in Arbeitszeugnissen gefunden werden, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Berichtigung, da der Arbeitgeber seinem gesetzlichen Erfüllungsanspruch nicht ausreichend nachgekommen ist. Auch wenn es mühsam ist und der Gang in die alte Firma vielleicht Überwindung kostet – es muss sein! Denn ein vernünftiges Arbeitszeugnis ist bei künftigen Bewerbungen ein Erfolgsgarant.

 


Autorenprofil:

Sabine Ratermann ist Personalcoachin und Mitbegründerin des Startups people@venture, einem Online-Bewerberportal. Als Autorin eines Bewerbungsblogs beschäftigt sie sich hauptsächlich mit Themen rund um Bewerbung und Vorstellungsgespräch. Ihre Erfahrungen aus den Bewerbercoachings lässt sie hier entsprechend einfließen.

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