11.01.2017

Ein Gastbeitrag von Sabine Ratermann.

Nicht einfach, so eine Bewerbung zu schreiben. Schließlich gibt es viele Details, auf die Sie achten müssen, wenn Sie Deckblatt, Lebenslauf und Anschreiben zusammenbasteln. Aber was genau wissen Sie eigentlich über Ihre Rechte als Bewerberin oder Bewerber? Schließlich geben Sie mit Ihrer Bewerbung vertraulichste Daten in unbekannte Hände. Die Höhe Ihrer Gehaltsvorstellungen, wie lange Sie für Ihren Schulabschluss gebraucht haben oder wie Sie in Ihren Arbeitszeugnissen beurteilt werden, wissen oft nicht einmal Ihre engsten Freunde.

Welche Rechtsvorschriften sch├╝tzen meine Daten?

Aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind Unternehmen, die Bewerberdaten entgegennehmen, verpflichtet, datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten, die ihnen der Gesetzgeber auferlegt. Im Rahmen einer Stellenausschreibung haben Arbeitgeber ein Interesse daran, Bewerberdaten zu sammeln und auszuwerten. Aber Firmen müssen die Daten auch sicher vor Unbefugten schützen und Vorgaben über die Speicherung beachten! Werden die Vorschriften des BDSG genau befolgt, ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten erlaubt.

Welche Daten fallen unter das BDSG?

Neben den Daten, die der Bewerber selbst in seiner Bewerbung darlegt, handelt es sich auch um handschriftliche Notizen und Anmerkungen der Personaler aus einem Vorstellungsgespräch, sowie Ergebnisse aus Eignungstests oder medizinische Untersuchungen. Die Daten müssen dazu dienen, eine Entscheidung über die Einstellung als Arbeitnehmer herbeizuführen. Dabei ist es unerheblich, ob die Daten elektronisch gespeichert werden oder in Papierform vorliegen.

Darf der Personaler beim aktuellen Arbeitgeber nachfragen?

Wer als Bewerber weiterhin in ungekündigter Stellung arbeitet, hat unter Umständen Bauchschmerzen, wenn er sich woanders bewirbt. Die Angst sitzt im Nacken, dass zur Bewerbung Rückfragen beim aktuellen Arbeitgeber eingeholt werden. Es ist natürlich im ureigenen Interesse, dass aus dem Arbeitsumfeld niemand von der Bewerbung erfährt – und schon gar nicht der eigene Chef. Das Gesetz ist ganz auf der Bewerberseite. Zwar darf ein Unternehmen Auskünfte bei ehemaligen Arbeitgebern einholen, aber nicht aus dem aktuellen Arbeitsverhältnis. Es sei denn, hier wurde ausdrücklich die Erlaubnis dazu erteilt.

Wie lange d├╝rfen meine Bewerberdaten gespeichert oder aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gilt: Die vertraulichen Daten dürfen solange gespeichert oder aufbewahrt werden, bis der Auswahlprozess abgeschlossen ist. In der Praxis ist die konkrete Aufbewahrungsdauer aber umstritten.

Für abgelehnte Bewerber gilt:

Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben Bewerber das Recht, Klage gegen das Unternehmen zu erheben, wenn sie sich durch die Absage diskriminiert fühlen. Deshalb wird den Arbeitgebern zugestanden, die Daten auch für den Zeitraum einer möglichen Klageerhebung aufzubewahren, um im Streitfall Beweismittel vorlegen zu können.

Hier beträgt die Frist zur Klageeinreichung nach dem AGG zwei Monate. Die Zweimonatsfrist beginnt allerdings erst, wenn der Bewerber Kenntnis von der Absage erhalten hat. Drei weitere Monate Frist hat der Bewerber, um nach Kenntnis die Ansprüche geltend zu machen. Deshalb ist eine Aufbewahrung der Bewerberdaten in Unternehmen von ca. fünf Monaten nach Stellenvergabe nicht zu beanstanden. Kommt es tatsächlich zum Rechtstreit, verlängert sich die Aufbewahrungsdauer der Daten bis zum Abschluss des Verfahrens. Über den tatsächlichen Löschungs- oder Vernichtungszeitpunkt muss der Bewerber allerdings nicht informiert werden. Von daher ist davon auszugehen, dass in vielen Unternehmen mit den Löschfristen eher fahrlässig umgegangen wird.

Für eingestellte Bewerber gilt:

Bei Einstellung des Bewerbers wandern die Bewerbungsunterlagen in die Personalakte und werden nicht zurückgegeben.

D├╝rfen meine Bewerberdaten in einen allgemeinen Bewerberpool wandern?

Interessante Bewerberdaten sind für Unternehmen durchaus wertvoll. So kommt es immer wieder vor, dass hochkarätige Arbeitskräfte für eine aktuell zu besetzende Stelle nicht berücksichtigt werden können, aber zu einem späteren Zeitpunkt in Frage kommen. Deshalb geht der Trend immer mehr hin zu Bewerberdatenbanken, die einen Pool an möglichen Kandidaten vorhalten. Möchte das Unternehmen die Bewerberdaten für eigene Zwecke länger speichern, so ist hier unbedingt die schriftliche Einwilligung des Bewerbers einzuholen. Vorausgesetzt wird eine ausreichende Aufklärung des Bewerbers, wie und von wem die Daten künftig genutzt werden dürfen. Viele Bewerber geben diese Einwilligung zur weiteren Datenspeicherung gerne, denn sie versprechen sich durch die Vorhaltung eine weitere gute Jobperspektive.

Muss mir meine Bewerbungsmappe mit der Post zur├╝ckgesendet werden?

Das kommt darauf an. Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich war, verbleibt Ihre Bewerbung im Unternehmen und wird Bestandteil der Personalakte.

Hat Sie der Arbeitgeber aufgrund einer Stellenanzeige aufgefordert, sich zu bewerben, dann haben Sie einen Anspruch auf Rücksendung der vollständigen Bewerbungsmappe aus Papier, wenn Ihre Bewerbung erfolglos war. Die Rücksendekosten hat in diesem Fall das Unternehmen zu tragen. Bei Blind- oder Initiativbewerbungen sieht das schon anders aus. Hier geht die Bewerbungsinitiative von Ihnen selbst aus. In diesen Fällen ist der Unternehmer nicht verpflichtet, die Bewerbungsmappe zurückzusenden. Es sei denn, Sie fügen der Bewerbung einen ausreichend frankierten Rückumschlag bei. Allerdings sollte die Bewerbungsmappe noch ein paar Tage aufbewahrt werden, falls der Bewerber die Mappe selbst abholen möchte. Nicht zurückgesendete Bewerbungsunterlagen müssen, z.B. im Reißwolf, vernichtet werden.

Bei E-Mail-Bewerbungen entfällt die Rücksendepflicht natürlich.

Welche Bewerbungskosten kann ich beim Unternehmen geltend machen?

Auf den Kosten für Papier, Mappe, Foto, Kopien und Porto bleibt ein Bewerber sitzen und kann sie allenfalls in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt übrigens auch für ein vom Arbeitgeber verlangtes Führungszeugnis. Werden Sie als Bewerberin oder Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, können Sie die hierdurch entstandenen Kosten beim Arbeitgeber wieder einfordern. Darunter fallen Fahrtkosten, ggf. Verpflegungsmehraufwendungen und Hotelkosten. Dabei ist nicht entscheidend, ob Sie tatsächlich eingestellt wurden. Hat der Arbeitgeber bei der Aufforderung zum Vorstellungsgespräch die Kostenübernahme bereits ausgeschlossen, entfällt der Anspruch allerdings.

Wer darf eigentlich Einsicht in meine Bewerbungsmappe nehmen?

Darf die Bewerbung in Betrieben offen herumliegen, dass sogar die Putzkolonne darin lesen kann? Nein, erlaubt ist das natürlich nicht. Die sensiblen Bewerberdaten müssen nach Rechtslage selbstverständlich geschützt werden. Nur Personen, die unmittelbar mit dem Einstellungsvorgang betraut sind, dürfen Zugang zu den Bewerbungsunterlagen haben. Das sind in der Regel der Unternehmer, jemand aus der Personal- oder Führungsebene und ggf. der Betriebsrat. Wer es im Einzelnen ist, darüber entscheidet die Geschäftsleitung. Alle Beteiligten sind zum Stillschweigen verpflichtet. Dass die Bewerbung zur Belustigung im Sekretariat einfach so unter den Kollegen herumgereicht wird, ist keinesfalls erlaubt. Hoffentlich wird das auch überall so gehandhabt. Das BDSG sieht bei Verfehlungen Strafen bis zu 300.000 EUR vor.

Wie sieht der Datenschutz konkret aus?

Eine Bewerbung in Papierform ist unter Verschluss aufzubewahren und darf nur den Entscheidern zugänglich sein. Alle elektronischen Daten sind so zu speichern, dass die Zugriffsrechte entsprechend zugeteilt werden. Im Idealfall gewährleistet das eine extra angelegte Bewerberdatenbank mit entsprechenden Sperrvermerken.

 


Alle Informationen sind ohne Gew├Ąhr auf Vollst├Ąndigkeit und Richtigkeit.

 

Autorenprofil:

Sabine Ratermann ist Personalcoachin und Mitbegründerin des Startups people@venture, einem Online-Bewerberportal. Als Autorin eines Bewerbungsblogs beschäftigt sie sich hauptsächlich mit Themen rund um Bewerbung und Vorstellungsgespräch. Ihre Erfahrungen aus den Bewerbercoachings lässt sie hier entsprechend einfließen.

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